Директор придбав канцтовари з оплатою через картку-ключ: як складати авансовий звіт?

У абз. 2 п. 1.8 Інструкції  №492  поточний рахунок визначено як рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України.

Визначення терміну «платіжний інструмент» наведено в п. 1.31 Закону №2346. Це засіб певної форми на паперовому, електронному чи іншому носії інформації, який використовується для ініціювання переказів. До платіжних інструментів належать документи на переказ та електронні платіжні засоби.

Відповідно електронним платіжним засобом є платіжний інструмент, який надає його держателю можливість за допомогою платіжного пристрою отримати інформацію про належні держателю кошти та ініціювати їх переказ (п. 1.14 Закону №2346).

Отже, електронний платіжний засіб (електронна картка), який емітується (випускається) банком для керування власником своїм поточним рахунком, називається карткою-ключем. За допомогою картки-ключ директор товариства може дізнатися про надходження на поточний рахунок через будь-який банкомат, а також здійснити платежі через банкомат чи термінал безпосередньо з власного поточного рахунку.

Нормами п. 8.1 Інструкції №492 передбачено право клієнта – власника поточного рахунку здійснювати операції за цим рахунком з використанням електронного платіжного засобу після укладення договору, на підставі якого надається і використовується електронний платіжний засіб.

Поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням електронних платіжних засобів, використовується відповідно до визначених Інструкцією №492 режимів поточних рахунків з урахуванням обмежень, установлених законодавством України (п. 8.2 Інструкції №492).

У пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, – в сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Дія п. 170.9 ПКУ поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням особливостей, встановлених п. 170.9.3 ПКУ:

• у разі, якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
• у разі, якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

З урахуванням того, що керування коштами, що знаходяться поточному рахунку товариства, здійснюється за розпорядженням безпосередньо директора, то його розрахунки з використанням картки-ключ, що емітується (випускається) банком для керування власником своїм поточним рахунком, немає підстав вважати коштами, наданими під звіт директору.

Отже, в ситуації, яка розглядається, розрахунки за канцтовари із застосуванням карти- ключ відображаються в обліку, як їх оплата з поточного рахунку без складання авансового звіту за такою операцією.

Разом з цим, директор має надати первинні документи, що є підставою для оприбуткування придбаних канцтоварів.  

***

Читайте також:

• Корпоративні платіжні картки: правила гри
• Використання картки-ключ для зняття готівки з рахунку підприємства