Обов'язковість подорожнього листа для ФОП-"загальника", який надає транспортні послуги

Правовий статус подорожнього листа

Типові форми подорожніх листів офіційно скасовано у 2013 році відповідними нормативними актами. Зокрема, для легкових автомобілів наказ Держстату від 17.02.1998 №74 "Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування" втратив чинність з 16.04.2013 р. згідно з наказом Держстату від 19.03.2013 №95. Для вантажних автомобілів наказ Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України від 29.12.1995 №488/346 скасовано наказом Мінінфраструктури та Мінекономрозвитку від 10.12.2013 №1005/1454.​

Формально подорожній лист не є обов'язковим документом, і водій не зобов'язаний мати його під час перевезення згідно зі ст. 16 Закону України "Про автомобільний транспорт" №3353. Однак на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне та інші експлуатаційні витрати.​

Практична необхідність для ФОП на загальній системі

Для ФОП на загальній системі оподаткування, які є платниками ПДВ, подорожній лист фактично є необхідним документом для підтвердження:​

• податкового кредиту з ПДВ при придбанні пального;
• обґрунтованості витрат на амортизацію транспортного засобу;
• витрат на паливно-мастильні матеріали для цілей визначення оподатковуваного прибутку.

Лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. №4492/25/10-13 роз'яснює, що подорожній лист є основним документом первинного обліку роботи автотранспортних засобів, який підтверджує витрати, пов'язані із здійсненням перевезень, і як первинний бухгалтерський документ застосовується для бухгалтерського обліку відповідних господарських операцій, зокрема списання витраченого палива і мастильних матеріалів.​

Вимоги до складання подорожнього листа

Якщо ФОП приймає рішення про використання подорожніх листів, форма документа має бути розроблена самостійно та затверджена відповідним наказом підприємця. Такий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, зокрема:​

• назву документа (форми);
• дату складання;
• найменування підприємця, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Крім обов'язкових реквізитів первинного документа, подорожній лист має містити спеціальні реквізити, що підтверджують обсяг виконаних транспортних робіт і витрат палива:​

• показники спідометра та пройдену відстань у кілометрах;
• рух пального (залишок, видача, заправка, фактична витрата у літрах);
• конкретний маршрут руху, що вказує на господарське використання автомобіля;
• температурні умови (впливають на норми використання пального);
• норму витрат пального.

На практиці під час перевірок податкові органи вимагають щоденну фіксацію даних у подорожніх листах, тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Складання одного листа на місяць може викликати проблеми з підтвердженням витрат, оскільки сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися податківцями як достовірні.​

Наслідки відсутності подорожніх листів

Без подорожніх листів можуть обійтися лише ті суб'єкти господарювання, які є неплатниками ПДВ та не повинні доводити витрати на амортизацію (наприклад, єдинники груп 2 і 3 зі ставкою 5%). Для ФОП на загальній системі оподаткування, особливо якщо вони є платниками ПДВ, відсутність подорожніх листів може призвести до:​

• ненарахування (зменшення) податкового кредиту з ПДВ при придбанні пального через неможливість підтвердити господарське використання;
• неможливості віднести до витрат суми витраченого пального та амортизації транспортного засобу;
• нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ.

Навіть якщо ФОП формально може обійтися без подорожнього листа, цей документ має першочергове призначення для контролю витрачання пального водіями та документального підтвердження зв'язку витрат із господарською діяльністю.​

Додаткові документи для транспортних послуг

Для транспортних перевезень вантажів, окрім подорожнього листа (за наявності), необхідні також інші документи:​

• товарно-транспортна накладна (ТТН) – обов'язковий документ для оформлення перевезення вантажів;
• довіреність (якщо вантаж передається не власнику).

Висновки:

• Подорожній лист формально не є обов'язковим документом після скасування типових форм у 2013 році, але для ФОП на загальній системі, які є платниками ПДВ, він фактично необхідний для підтвердження податкового кредиту та витрат;
• ФОП має право самостійно розробити та затвердити наказом форму подорожнього листа, яка повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, а також спеціальні реквізити для обліку пробігу, витрат пального та маршруту руху;
• За відсутності подорожніх листів ФОП на загальній системі ризикує не отримати податковий кредит з ПДВ при придбанні пального та не зможе обґрунтувати віднесення витрат на пальне та амортизацію до складу витрат, що зменшують оподатковуваний дохід; рекомендується вести щоденний облік з детальною фіксацією всіх показників.