Саме використання корпоративної картки для особистих потреб є порушенням. Кошти на рахунку, до якого емітовано корпоративну картку, належать підприємству і призначені для використання у господарській діяльності. Витрачаючи їх на власні потреби, працівник використовує кошти підприємства не за цільовим призначенням. З моменту такої оплати ці кошти стають підзвітними, і працівник зобов'язаний або відзвітувати за них як за господарські витрати, або повернути.
Оперативне повернення коштів працівником повністю змінює ситуацію та мінімізує ризики.
Для працівника
Оскільки неправомірно витрачені кошти повернуто в повному обсязі, у працівника не виникає оподатковуваного доходу у вигляді додаткового блага. Відповідно, відсутні підстави для нарахування ПДФО та військового збору.
Для компанії
Компанія не зазнала збитків, оскільки кошти оперативно повернуто на рахунок. Ця операція не вплине на фінансовий результат. Важливо, щоб повернення було чітко видно у банківській виписці по картковому рахунку.
Тож, щоб уникнути оподаткування нецільових витрат як додаткового блага, працівник мав повернути витрачені кошти на рахунок підприємства як неправомірно використані. Що він і зробив.
Документальне оформлення
- Пояснювальна записка від працівника
Рекомендується отримати від працівника письмове пояснення, в якому він визнає факт помилкової оплати особистих витрат з корпоративної картки та підтверджує повернення коштів.
- Банківська виписка
Збережіть виписки з корпоративного рахунку, що підтверджують як списання, так і зарахування (повернення) коштів від працівника.
Висновок: Оскільки працівник оперативно повернув повну суму на корпоративну картку, ризики для компанії та податкові наслідки для працівника мінімальні. Факт порушення використання картки було виправлено, і сума витрат не вважатиметься доходом працівника.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити