Виправлення РНОКПП без перевірки: чи можливо?

Ситуація:

Підприємство отримало лист від ПФУ про неправильне зазначення реєстраційного номеру застрахованих осіб в реєстрі ЗО за 2000 і 2003 рр., що призводить до викривлення відомостей або не занесення інформації до персональної облікової картки ЗО про страховий стаж, зарплату і трудові відносини. Також в листі зазначено, що коригування відомостей за період до 01.01.2011 р. можливе лише за результатами перевірки, здійсненої за заявою платника. Чи можливо подати коригування відомостей в інший спосіб без перевірки? А якщо все ж перевірка необхідна, то чи передбачені штрафні санкції за таку помилку?

Відповідь:

Державний реєстр застрахованих осіб

Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування – організаційно-технічна система, призначена для накопичення, зберігання та використання інформації про збір та ведення обліку єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, його платників та застрахованих осіб, створений відповідно до Закону про ЄСВ. 

Реєстр застрахованих осіб – одна з двох складових Державного реєстру, є автоматизованим банком відомостей обліку фізичних осіб, які підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню – застрахованих осіб, які сплачують або за яких сплачують єдиний соціальний внесок (далі – ЄСВ). 

Друга складова Державного реєстру – реєстр страхувальників. 

Страхувальниками є платники податку – роботодавці та інші особи, які зобов’язані сплачувати ЄСВ. 

Реєстр застрахованих осіб складається з персональних електронних облікових карток застрахованих осіб, де відомості про застрахованих осіб формуються із даних звітності страхувальників.

Реєстраційний номер облікової картки

Згідно з п. 63.5 ПКУ та п. 1 розділу II Положення № 822 всі фізичні особи – платники податків та зборів реєструються у контролюючих органах шляхом включення відомостей про них до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків у порядку, визначеному цими нормативними документами.

Облік фізичних осіб – платників податків ведеться у Державному реєстрі за реєстраційними номерами облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті).

Формування реєстраційного номера облікової картки платника податків здійснюється ДПС на підставі відомостей, поданих фізичною особою в Обліковій картці № 1ДР.

ДПС присвоює Обліковій картці № 1ДР реєстраційний номер облікової картки платника податків, який є порядковим номером реєстрації облікової картки в Державному реєстрі.

Підтвердженням достовірності реєстраційного номера облікової картки платника податків є документ, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі (картка платника податків), або дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру, внесені до паспорта громадянина України або свідоцтва про народження.

Згідно з п. 70.12 ПКУ реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру використовуються органами державної влади та органами місцевого самоврядування, юридичними особами незалежно від організаційно-правових форм, включаючи установи Національного банку України, банки та інші фінансові установи, біржі, особами, які провадять незалежну професійну діяльність, фізичними особами – підприємцями, а також фізичними особами в усіх документах, які містять інформацію про об'єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків.

Звертаємо увагу, що обліковим карткам фізичних осіб, які на момент набрання чинності ПКУ зареєстровані у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів, присвоюються номери, що відповідають ідентифікаційним номерам платників податків – фізичних осіб. Документи про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів, видані контролюючими органами у порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності Кодексом, вважаються дійсними для всіх випадків, передбачених для використання реєстраційних номерів облікових карток фізичних осіб, не підлягають обов’язковій заміні та є такими, що засвідчують реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків (пп. 70.17 ПКУ).

Ідентифікаційний номер платника податків присвоюється людині раз і назавжди, і не змінюється ні за яких обставин.

Зауважимо, що перевірку достовірності формування реєстраційного номера облікової картки платника податків здійснює виключно ДПС (п. 5 розділу ХІІІ Положення № 822).

Лист від ПФУ та виконання приписів

Пенсійного фонду України час від часу проводить аналіз протоколів розбіжностей/некоректних даних, виявлених в персональних картках, з метою мінімізації ризиків використання недостовірних відомостей при призначенні пенсій та інших соціальних виплат. 

Страхувальники, які отримали інформацію про виявлені помилки при відображенні реєстраційного номеру облікової картки платника податків у застрахованих осіб, які перебували з ними в трудових відносинах, мають можливість провести виправлення в своїй звітності для запобігання порушення прав та соціальних гарантій застрахованих осіб, гарантованих законодавством України. 

Виправлення помилок у звітності проводяться за наявності документів, підтверджуючих реєстраційний номер облікової картки платника податків (копії довідки Державного реєстру фізичних осіб) та прізвища, ім’я, по батькові (копії паспорта).

Отже, розібравшись в облікових даних  та приписах ніби все зрозуміло. А тепер розберемося чи потрібна перевірка та як виправляти.

Чи можливо подати коригування відомостей в інший спосіб без перевірки? Чи все ж таки перевірка необхідна?

Згідно з абз. 1 п. 11 розділу VІІ Положення № 822 у разі виявлення помилок, порушень чи неточностей щодо внесення прізвища, імені, по батькові, дати чи місця народження, місця проживання тощо, допущених при реєстрації фізичної особи у Державному реєстрі, виправлення даних здійснюється шляхом внесення змін до Державного реєстру на підставі Заяви про внесення змін. Після виправлення помилок реєстраційний номер облікової картки платника податків не змінюється.

Контролюючий орган може змінити реєстраційний номер облікової картки платника податків, якщо порушення чи неточності не можна усунути шляхом внесення змін відповідно до абзацу першого цього пункту. Така зміна проводиться після перевірки чи з’ясування обставин допущення помилки, виявленої контролюючим органом самостійно чи за результатами розгляду звернення фізичної особи - платника податків. Про виявлення такого факту або про результати розгляду звернення контролюючий орган інформує фізичну особу - платника податків (абз. 1 п. 11 розділу VІІ Положення № 822).

Для виправлення помилок у звітності за період з 01.01.2000 по 31.12.2010 рр. до органів Пенсійного фонду України надаються коригувальні відомості після проведення перевірки, здійсненої за заявою страхувальника.

Таким чином, підприємство має звернутися до ПФУ з заявою про проведення перевірки з подальшим внесенням виправлень в облікові дані працівників. Це потрібно зробити обов’язково, оскільки наявність помилок у реєстрі застрахованих осіб позбавляє можливості зарахування відповідного періоду до стажу роботи, що впливає на розмір пенсії та правильного призначення соціальних виплат.  

Чи передбачені штрафні санкції за невірне зазначення реєстраційного номеру застрахованих осіб в реєстрі ЗО за 2000 і 2003 рр.?

У разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк припису про усунення правопорушень, фінансові та адміністративні санкції, заходи реагування до суб’єктів господарювання, його посадових осіб не застосовуються (ч. 11 ст. 7 Закону «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності»).

Виправлення помилки

Виявлені помилки в реєстраційному номері облікової карти платника податків за період до 2010 року виправляються сьогодні, але за нормами чинного Порядку формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затвердженого постановою ПФУ №7-6 від 10.06.2004 р. Оскільки облік застрахованих осіб і персоніфікований облік відомостей про суми заробітної плати (доходу) та страхових внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за період до 01 січня 2010 року вівся саме із застосуванням Постанови № 7-6.

Скасування відомостей здійснюється, якщо некоректними виявилися такі ключові реквізити первинного звіту, як код страхувальника, звітний рік, номер облікової картки застрахованої особи, код підстави для спеціального стажу. Коригування або скасування відомостей облікової картки застрахованої особи здійснюється за будь-які роки функціонування системи персоніфікованого обліку тільки на підставі наданих у встановленому порядку документів страхувальника.

Таким чином, відомості про застрахованих осіб органам Пенсійного фонду України за період до 01 січня 2011 року з типом форми «Коригуюча» або «Скасовуюча» подаються лише за результатами перевірки, здійсненої за заявою платника.

Підсумуємо

Тож, щоб виправити неправильне зазначення реєстраційного номеру застрахованих осіб в реєстрі ЗО за 2000 і 2003 рр., що призводить до викривлення відомостей або не занесення інформації до персональної облікової картки ЗО про страховий стаж, зарплату і трудові відносини, роботодавцю потрібно:

1. подати до ПФУ заяву про проведення перевірки;
2. подати коригуючі звіти на підставі акту перевірки. Штрафу за уточнення номеру облікової картки не передбачено, оскільки це несумова помилка і вона не містить в собі уточнення сум нарахованого доходу чи ЄСВ за працівника.