Строки зберігання документів
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів затверджений Наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5.
Строк зберігання документів залежить від типу документа та статусу платника.
Зарплатні документи: Особові рахунки працівників, а також розрахунково-платіжні відомості (якщо особові рахунки не ведуться) зберігаються 75 років (ст. 317 Переліку №578/5). Їх знищення до спливу вказаного строку забороняється. Звичайні відомості на виплату грошей за наявності особових рахунків зберігаються 5 років.
Документи, що стосуються контрольованих операцій відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ та пп. 141.4 ПКУ, зберігаються 2555 днів (пп. 44.3.1 ПКУ).
Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, строк зберігання становить 1825 днів (пп. 44.3.2 ПКУ).
Для інших документів — 1095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ).
Строки зберігання документів розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. Для інших документів — з дня здійснення відповідної господарської операції.
Відповідно до ст. 13 Закону №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати документи на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність. Строки зберігання електронних документів аналогічні строкам для відповідних документів на папері.
Вплив карантину та воєнного стану
Перебіг строків зберігання документів, пов'язаних із податками, був призупинений:
- з 18.03.2020 р. (початок податкових карантинних звільнень за пп. 52-8 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ);
- з 24.02.2022 р. (початок воєнного стану).
Відлік строків відновився лише з 01.08.2023 р. (пп. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Таким чином, загальний період «заморозки» строків з 18.03.2020 р. по 31.07.2023 р. включно склав 1231 день.
Отже:
- Документи за 2019–2022 роки: Оскільки термін їх зберігання «завмер» майже на 3,5 роки, вони підлягатимуть знищенню не раніше 2027–2028 років;
- Документи за 2018 рік і раніше: Якщо мінімальний строк їх зберігання (3 або 5 років) минув, вони можуть бути знищені. Зверніть увагу: завдяки змінам, внесеним Наказом Мін'юсту від 04.01.2024 р. №40/5, знищувати документи дозволено навіть якщо податкова перевірка не проводилася, за умови спливу строків давності для її проведення.
За які періоди можуть бути проведені перевірки у 2026 році?
Згідно з пп. 102.1 ПКУ контролюючий орган має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених ПКУ, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня — у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39-2 ПКУ, застосування вимог пп. 141.4 ПКУ), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації.
Однак, як зазначалося вище, перебіг цих строків було зупинено на 1231 день.
Відповідно, перевірка (крім контрольованих операцій) може бути проведена за період 2326 днів (1095 днів + 1231 день). Це становить приблизно 6 років та 4,5 місяці. А якщо підприємство здійснювало контрольовані операції, то за період 3786 днів (2555 днів + 1231 день) — це становить приблизно 10 років і 4,5 місяці. Відраховуються ці строки від поточної дати.
Відповідно, у 2026 році перевірка «звичайних» операцій може охоплювати періоди починаючи з кінця 2019 року, а контрольованих — з кінця 2015 року.
Тобто, якщо підприємство не здійснювало контрольованих операцій, то періоди, починаючи з 2018 року і раніше, вже перевірятись не будуть. А якщо здійснювало, то не підпадатимуть під перевірку періоди, починаючи з 2014 року і раніше. Відповідно, документи за ці періоди (оскільки строк їхнього зберігання закінчився і строк давності сплив) можна знищити навіть за відсутності перевірки.
Висновки
- Передати на знищення можна документи, що не пов’язані з контрольованими операціями, за періоди до 2018 року (включно), а ті, що пов’язані з контрольованими операціями, — за періоди до 2014 року включно;
- Відсутність податкової перевірки з 2011 року більше не є перешкодою для знищення документів, строк зберігання та податкової давності яких вже сплив (згідно з оновленим Переліком №578/5);
- Особові рахунки працівників (або розрахунково-платіжні відомості, що їх замінюють) мають зберігатися 75 років, їх знищувати заборонено.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
