Оскарження фактичної перевірки: вручення наказу неуповноваженій особі

Так, описана вами ситуація дає вагомі підстави для оскарження результатів перевірки та скасування податкових повідомлень-рішень. Процедура допуску до фактичної перевірки суворо регламентована, і порушення податківцями порядку вручення документів може призвести до визнання всієї перевірки незаконною.

Розглянемо це питання детальніше з урахуванням норм ПКУ та актуальної судової практики, зокрема, свіжої постанови Верховного Суду від 24 грудня 2025 року у справі №580/4426/25.

Кому податківці мають право вручити наказ?

Законодавство чітко визначає коло осіб, яким можуть бути вручені копія наказу та направлення на проведення фактичної перевірки.

Відповідно до пп. 81.1 ПКУ, це може бути:

• Платник податків особисто (у вашому випадку — ви як ФОП);
• Уповноважений представник платника податків (особа, яка має нотаріальну довіреність або інші документально підтверджені повноваження представляти ваші інтереси).

Особа, яка фактично проводить розрахункові операції (касир, продавець, що працює з РРО/ПРРО).

Важливо розуміти, що цей перелік є вичерпним. Будь-яка інша особа, яка просто знаходиться у приміщенні (охоронець, прибиральник, адміністратор іншого суб'єкта господарювання, випадковий відвідувач), не має правового статусу для отримання цих документів від вашого імені.

Хто така "особа, яка фактично проводить розрахункові операції"?

Податківці часто зловживають цим поняттям, намагаючись вручити наказ будь-кому з персоналу. Однак судова практика та логіка закону (пп. 80.2 ПКУ) вказують, що це має бути особа, яка безпосередньо:

• приймає готівку або картки до оплати;
• видає фіскальні чеки;
• видає решту.

Якщо адміністратор, про якого ви згадали, не має доступу до вашого касового апарату, не має вашого електронного підпису (для ПРРО) і не здійснює продаж товару від вашого імені, він не підпадає під цю категорію.

Правова позиція Верховного Суду (Справа №580/4426/25)

У постанові від 24.12.2025 р. Верховний Суд розглядав аналогічний спір. Ситуація була наступною: податківці прийшли з перевіркою до магазину і вручили документи директору магазину, який, як з'ясувалося, був представником іншого товариства (ТОВ), а не працівником ФОП, якого перевіряли.

Суди першої та апеляційної інстанцій спочатку стали на бік податкової, вважаючи, що раз особа керувала роботою магазину, то вона є належним представником.

Проте Верховний Суд скасував ці рішення і направив справу на новий розгляд, акцентувавши увагу на таких критичних моментах:

• Необхідність ідентифікації особи: Суди та податковий орган зобов'язані не просто зафіксувати наявність підпису, а достеменно встановити правовий статус особи, яка отримала наказ. Чи є вона працівником ФОП? Чи має вона довіреність?;
• Відсутність трудових відносин: Якщо особа, яка підписала наказ, працевлаштована в іншій компанії (навіть якщо вони ведуть діяльність в одному приміщенні) і не перебуває у трудових відносинах з платником податків, вона не може вважатися ні уповноваженим представником, ні особою, що проводить розрахунки, без відповідних доказів;
• Функціональні обов'язки: Вирішальним є не назва посади (наприклад, "директор магазину"), а реальні повноваження. Якщо особа займається організаційними питаннями оренди чи логістики для ТОВ, це не дає їй права отримувати податкові документи для ФОП.

Що це означає для вас?

Якщо під час судового оскарження буде доведено, що адміністратор:

• Не є вашим найманим працівником;
• Не мав від вас довіреності на представництво інтересів перед ДПС;
• Не здійснював фактично розрахункові операції (не працював на касі);
• ...тоді вручення наказу такій особі є порушенням процедури допуску.

Згідно зі сталою практикою Верховного Суду, порушення порядку проведення перевірки (зокрема, етапу допуску та вручення наказу) є самостійною та достатньою підставою для визнання перевірки незаконною та відсутності правових наслідків такої перевірки. Це означає, що акт перевірки не може бути доказом порушень, а всі штрафні санкції підлягають скасуванню, навіть якщо податківці дійсно знайшли якісь помилки в роботі РРО.

Висновки:

• Вичерпний перелік отримувачів: Наказ на фактичну перевірку є правомірним лише у разі вручення його особисто ФОП, його офіційному представнику за довіреністю або особі, яка фактично стоїть за касою та проводить розрахунки;
• Статус особи має значення: Вручення документів працівнику іншого підприємства (навіть якщо він фактично керує магазином як менеджер) є незаконним, якщо він не має трудових відносин із ФОП, що перевіряється, та не уповноважений проводити розрахунки;
• Наслідки процедурних порушень: Доведення в суді факту вручення наказу неналежній особі робить саму перевірку незаконною, що автоматично тягне за собою скасування всіх нарахованих штрафів, без необхідності спростовувати суть виявлених порушень.