Компенсація витрат волонтерам ГО на супровід дітей до табору

Волонтерська діяльність є добровільною та безоплатною, однак у договорі про провадження волонтерської діяльності може бути визначено порядок відшкодування волонтеру витрат, пов’язаних із виконанням завдань (ч. 2 ст. 9 Закону №3236).

Стаття 11 Закону №3236 передбачає, що волонтерам для провадження волонтерської діяльності можуть бути відшкодовані витрати, пов’язані з її провадженням, зокрема на відрядження (проїзд, харчування, проживання тощо) у межах та порядку, що визначені законодавством для працівників, направлених у службове відрядження.

Тож вартість проїзних квитків до місця надання волонтерської допомоги (табору) та у зворотному напрямку є витратою, пов'язаною з провадженням волонтерської діяльності. ГО може компенсувати ці витрати на підставі наданих волонтером оригіналів проїзних документів (квитків). Це має бути передбачено волонтерським договором та/або внутрішнім положенням ГО про волонтерську діяльність.

Волонтерська діяльність є безоплатною, тому виплата "добових" у тому ж сенсі, як для працівників у відрядженні (тобто фіксованої суми без підтвердження конкретних витрат на харчування), може бути ризикованою з точки зору оподаткування, якщо волонтер не внесений до Реєстру волонтерів.

Однак ГО може компенсувати волонтерам фактичні та документально підтверджені витрати на харчування під час супроводу, або ж, якщо це передбачено договором, встановити певну суму на відшкодування особистих потреб, пов'язаних із виконанням завдання (включаючи харчування), яка може бути еквівалентна сумі добових, встановлених законодавством для відряджень. Важливо, щоб у договорі та первинних документах це було зазначено саме як "відшкодування витрат на харчування та інші дрібні потреби під час виконання волонтерського завдання", а не просто "добові".

Якщо волонтер внесений до Реєстру волонтерів, то згідно з пп. "а" пп. 165.1.65 ПКУ, не включаються до оподатковуваного доходу кошти або вартість майна (послуг), відшкодування неприбутковою організацією особі - волонтеру, з якою укладено договір про провадження волонтерської діяльності, документально підтверджених витрат, пов’язаних з наданням волонтерської допомоги, у розмірі та відповідно до переліку, що передбачені ст. 11 Закону №3236.

Тобто, ГО, яка залучає волонтерів до провадження волонтерської діяльності, не включає до оподатковуваного доходу кошти для забезпечення такої фізичної особи харчуванням, спеціальним одягом та іншими засобами індивідуального захисту, проїздом, проживанням, медичним оглядом, оплатою телефонних розмов, а також для проведення інших витрат, пов’язаних з наданням волонтерської допомоги, у розмірі та відповідно до переліку витрат, що встановлені Кабінетом Міністрів України.

Практичні рекомендації для ГО:

1. Переконайтеся, що супровід дітей на оздоровлення відповідає статутній діяльності ГО.

2. Укладіть письмові волонтерські договори з кожним волонтером-супроводжуючим. У договорі детально пропишіть:

• Завдання волонтера (супровід дітей до табору та назад, забезпечення їх безпеки під час поїздки);
• Терміни виконання завдання;
• Перелік витрат, що підлягають компенсації (проїзд, харчування, інші обґрунтовані витрати);
• Порядок звітування та надання підтверджуючих документів.

3. Видайте наказ по ГО про направлення волонтерів для супроводу дітей, де зазначте мету, терміни, маршрут та відповідальних осіб.

4. Збирайте всі можливі підтверджуючі документи:

• Оригінали проїзних квитків;
• Якщо компенсуються витрати на харчування – чеки, квитанції (хоча це може бути складно). Альтернативно – обґрунтуйте у внутрішніх документах ГО та договорі фіксовану суму на харчування на день, посилаючись на норми для відряджень як на орієнтир розумності витрат.

5. Оформлюйте авансові звіти (або аналогічні документи, розроблені ГО для волонтерів) після повернення волонтерів для підтвердження понесених витрат.

Висновки:

• ГО може укласти волонтерські договори та компенсувати волонтерам витрати на супровід дітей;
• Компенсація вартості квитків є цілком законною за наявності підтверджуючих документів. Компенсацію, слід оформлювати як відшкодування документально підтверджених або обґрунтованих витрат на харчування та інші особисті потреби під час виконання волонтерського завдання, що має бути чітко прописано в договорі;
• Для мінімізації податкових ризиків бажано, щоб волонтери були внесені до Реєстру волонтерів, а всі витрати мали максимальне документальне підтвердження.