Суму компенсації за невикористану відпустку відображено з кодом типу нарахувань «10»: як виправити помилку?

Випадки, коли грошова компенсація за дні невикористаної відпустки може виплачуватися працівнику, зазначено в ст. 24 Закону про відпустки. І у випадках, зазначених у цій статті, за бажанням працівника частину щорічної відпустки можна замінити грошовою компенсацією.

Суми   грошових   компенсацій   у  разі невикористання  щорічних  (основної  та додаткових)  відпусток згідно з пп. 2.2.12 Інструкції №5 відносяться до фонду додаткової заробітної плати.

Відповідно до п. 9 розділу IV Порядку №435 графа 10 «Код типу нарахувань» таблиці 6 Звіту з ЄСВ заповнюється страхувальником лише у випадках, передбачених переліком кодів типу нарахувань 1-14.

Суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, яка припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань «10». Суми, які припадають на дні відпустки в наступних місяцях, включаються до поля наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань «10».

Суми грошової компенсації за дні невикористаної відпустки не відображаються окремо і є складовою заробітної плати. Тому у графі 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» відображається сума нарахованої заробітної плати, зокрема, яка включає основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. 

Виправлення помилок у Звіті з ЄСВ передбачено розділом V Порядку №435. Відповідно до п. 2 цього Розділу і враховуючи суть помилки страхувальник повинен подати скасовуючі документи (у разі виявлення у Звіті після закінчення строку подання такого Звіту помилки в реквізитах (крім сум), які стосується застрахованої особи). Це означає, що страхувальник повинен сформувати та подати Звіт за попередній період, який містить перелік таблиць Звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми «скасовуюча» з відомостями, які були помилкові на одну застраховану особу та відповідну таблицю із зазначенням типу форми «початкова» із зазначеними правильними відомостями на таку особу. Звіт, сформований для виправлення помилки за попередні звітні періоди, не має містити таблиць 1-4.

Отже, якщо помилки допущені у реквізитах таблиці 6 для їх виправлення подають окремі таблиці 6 Звіту зі статусом «скасовуюча» та «початкова», проте суми у таблиці 6 будуть незмінними. 

Наприклад, працівнику було нараховано заробітну плату у розмірі 10 000,00 грн та компенсацію за невикористану відпустку у розмірі 2 000,00 грн. Це було відображено у таблиці 6 Звіту ЄСВ помилково двома рядками. Для виправлення помилки потрібно подати:

• таблицю 6  «скасовуюча», у якій фактично продублювати всі рядки щодо працівника, дані, які будуть виправлятися (це нарахована заробітна плата — 10 000,00 та окремий рядок щодо нарахування компенсації за невикористану відпустку — 2 000,00 з типом нарахувань «10»;
• таблицю 6 «початкова», у якій відобразити коректно всі нарахування, а саме: нарахований дохід, в т.ч. суму компенсації за невикористану відпустку відображають одним рядком — 12 000,00 грн, у графі 9 «Код категорії ЗО» зазначається код 01.

Відповідальним за правильність та достовірність заповнення Звіту з ЄСВ є страхувальник (п. 16 розділу ІІ Порядку №435). Розмір санкцій передбачено ст. 25 Законом про ЄСВ. Крім того посадові особи несуть адміністративну відповідальність за подання недостовірних відомостей, які використовуються в Державному реєстрі, інших відомостей, передбачених Законом про ЄСВ. Адмінвідповідальність передбачено ст. 165-1 КЗпАП. 

Проте, якщо роботодавцем самостійно здійснюється коригування недостовірних відомостей (крім сум ЄСВ), адміністративна відповідальність та інші санкції не застосовуються.