Відображення виходу з відпустки для догляду за дитиною до 3 років в Об’єднаній звітності у 2026 році: алгоритм дій (аудіоверсія)

Заповнення Додатку Д1 Об’єднаної звітності

Відповідно до Наказу Мінфіну №4 «Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску і Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску», так як працівниця весь серпень перебувала у відпустці і жодних нарахувань не було, у Додатку Д1 за серпень 2026 року вона не відображається (рядок на неї не формується, дні перебування у трудових відносинах не заповнюються). В Об’єднаному звіті за вересень 2026 року, працівницю, що з 1 вересня виходить з відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, потрібно відображати у звичайному порядку. 

• В графі 8 зазначається код категорії застрахованої особи «1» («2» - для осіб з інвалідністю);
• Графа 10 – звітний місяць та рік  «092026»;
• В графі 14 зазначається кількість днів перебування у трудових відносинах – «30»;
• Графи 16 і 17 - сума фактично нарахованої заробітної плати за відпрацьовані дні вересня;
• В графі 20 – сума нарахованого єдиного внеску за ставкою 22% (або 8,41% для осіб з інвалідністю); 
• В графі 21 – зазначається наявність трудової книжки «1» - якщо робітниця працює за основним місцем роботи або «0» - якщо за сумісництвом;  
• У графі 22 додатка Д1 зазначається «1» – якщо робітниця працює за не повною зайнятістю або «0» – якщо на повну ставку. Варто зауважити, що відповідно до Закону про ЄСВ, якщо для працівниці це основне місце роботи і база нарахування у вересні виявиться меншою за мінімальну заробітну плату (у 2026 році — мінімальна зарплата 8647,00 грн), роботодавець зобов'язаний нарахувати ЄСВ на різницю між МЗП та фактичним доходом (код типу нарахувань «13» у графі 9); 
• В графі 18 в такому випадку зазначається сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично нарахованої; 
• В графі 20 – сума донарахованого ЄСВ до мінімального розміру. У випадку, якщо працівниця має підтверджену інвалідність, роботодавець нараховує ЄСВ на її заробітну плату за пільговою ставкою 8,41% (замість 22%). При цьому вимога щодо донарахування ЄСВ до мінімального страхового внеску для осіб з інвалідністю не застосовується — внесок сплачується виключно з фактично нарахованого доходу.

Заповнення Додатку Д5

• Факт закінчення відпустки обов'язково відображається у звітності за той місяць, у якому вона завершилася - серпень 2026 року. Графа 07 «Категорія особи» — зазначається код «6» (особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку);
• Графа 10 «Дата закінчення» — дата останнього дня відпустки (якщо вихід на роботу 01.09.2026, то дата закінчення відпустки — 31.08.2026);
• Графа 16 «Документ підстава про початок, кінець трудових відносин» — реквізити первинного наказу про надання відпустки до 3-х років (або наказу про достроковий вихід на роботу, якщо відпустка переривається достроково за заявою);
• Графи 13–15 (професія, код за КП, посада) для рядка з категорією «6» не заповнюються.

Заповнення Додатку 4ДФ

В Об’єднаному звіті за серпень 2026 року працівницю не включають до Додатка 4ДФ за відсутності нарахованого/виплаченого доходу.

У звіті за вересень 2026 року заповнюється стандартний рядок:

• графа 6 «Ознака доходу» — «101» (заробітна плата);
• графи 3а та 3 — сума нарахованого та виплаченого доходу;
• графи 4а та 4 — сума нарахованого й перерахованого ПДФО (18%);
• графи 5а та 5 — сума військового збору (5%);
• графи 7 та 8 (дати прийняття/звільнення) — не заповнюються, оскільки трудові відносини не припинялися і не починалися заново.

Висновки

• Оскільки працівниця весь серпень перебувала у відпустці і жодних нарахувань не було, у Додатку Д1 за серпень 2026 року вона не відображається (рядок на неї не формується, дні перебування у трудових відносинах не заповнюються). В Об’єднаному звіті за вересень 2026 року, працівницю, що з 1 вересня виходить з відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, потрібно відображати у звичайному порядку;
• В Додатку Д5 Об’єднаного звіту факт закінчення відпустки обов'язково відображається у звітності за той місяць у якому вона завершилася, в даному прикладі - серпень 2026 року;
• В Об’єднаному звіті за серпень 2026 року працівницю не включають до Додатка 4ДФ за відсутності нарахованого/виплаченого доходу. У звіті за вересень 2026 року Додаток 4ДФ заповнюється у звичайному порядку.