Фактичний виліт із-за кордону не позбавляє працівника права на відшкодування витрат, якщо він офіційно працював там дистанційно. Однак для уникнення податкових ризиків необхідно внести зміни до наказу про відрядження, вказавши в ньому реальне місто/країну вибуття.
Розглянемо детальніше.
Правомірність відрядження з-за кордону
Згідно з ст. 60-2 КЗпП, дистанційна робота — це форма організації праці, за якої працівник самостійно обирає місце виконання роботи (зокрема й за кордоном).
Законодавство не містить заборон щодо направлення у відрядження працівника, який працює дистанційно. Не є порушенням і той факт, що відрядження розпочинається не з офісу чи міста розташування компанії в Україні, а з віддаленого місця роботи працівника за кордоном. Наявність чинного наказу про дистанційну роботу на дату вильоту повністю підтверджує легальність його перебування за кордоном.
Документальне оформлення
Невідповідність між маршрутом у наказі та фактичними квитками створює ризики під час перевірки ДПС. Щоб усунути суперечність, потрібно:
- Видати наказ про внесення змін до наказу про відрядження. У ньому зазначте: "У зв'язку з виконанням працівником трудових обов'язків у режимі дистанційної роботи за межами України, внести зміни до пункту 1 наказу від [дата/номер], визначивши пунктом вибуття у відрядження місто [назва іноземного міста/країни]";
- Ознайомлення працівника з наказом (допускається ознайомлення електронними засобами зв'язку/КЕП, якщо це передбачено трудовим договором чи Положенням про документообіг);
- Фіксування маршруту у Положенні про відрядження. Бажано, щоб у локальному Положенні про відрядження підприємства було прописано, що для дистанційних працівників пункт вибуття у відрядження та повернення з нього узгоджується з роботодавцем і зазначається в наказі.
Відшкодування витрат та оподаткування
За умови виправлення наказу
Усі документально підтверджені витрати на проїзд (квитки на літак/потяг з країни перебування до місця відрядження), проживання та добові відшкодовуються працівникові у повному обсязі. Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, сума відшкодованих витрат не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника (не підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором).
Якщо зміни до наказу не внести
Податкові органи під час перевірки можуть визнати витрати на проїзд з країни, яка не вказана в наказі, такими, що не пов'язані з господарською діяльністю або з виконанням службового доручення. У такому разі вартість квитків можуть кваліфікувати як додаткове благо працівника згідно з пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ та донарахувати ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 та військовий збір.
Податок на прибуток
Розділ III ПКУ не передбачає коригувань фінансового результату до оподаткування щодо витрат на відрядження. Всі підтверджені витрати відображаються у складі витрат підприємства за правилами бухгалтерського обліку.
Висновки
- Для усунення розбіжностей між наказом і фактичним вильотом з-за кордону необхідно видати наказ про внесення змін до наказу про відрядження, уточнивши пункт вибуття;
- За умови належного оформлення наказу та наявності проїзних документів компенсація витрат не вважається додатковим благом, тому ПДФО та військовий збір не утримуються;
- Підтверджені витрати на таке відрядження та добові включаються до витрат підприємства в бухгалтерському та податковому обліку.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
