Розрахунок компенсації та утримання за зайві дні відпустки при звільненні (аудіоверсія)

Правові підстави утримання за «перегуляну» відпустку

Відповідно до ст. 22 Закону про відпустки та ст. 127 КЗпП, якщо працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже одержав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року.

Проте чинне законодавство містить суворе обмеження щодо відрахувань. Стаття 128 КЗпП встановлює, що при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 відсотків, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50 відсотків заробітної плати, яка належить до виплати працівникові. При звільненні діє загальне обмеження у 20% від суми «чистої» заробітної плати (після утримання ПДФО та військового збору), що нарахована при остаточному розрахунку. 

Якщо суми розрахункових або ліміту у 20% не вистачає для покриття всієї суми «перегуляних» відпускних, роботодавець не має права в односторонньому порядку утримати більше. У такому разі працівник може добровільно внести кошти до каси чи на поточний рахунок підприємства. Якщо він відмовляється, стягнути ці кошти через суд буде вкрай складно, оскільки ст. 1215 ЦКУ забороняє повернення безпідставно набутої заробітної плати та прирівняних до неї виплат (включаючи відпускні), якщо їх виплата проведена роботодавцем добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку або недобросовісності з боку набувача.

Звертаємо увагу,неправильне обчислення стажу, що дає право на відпустку (включення туди періодів призупинення чи «воєнних» відпусток «за свій рахунок»), кваліфікується як помилка в застосуванні норм законодавства, а не рахункова помилка.

Покроковий алгоритм дій

Крок 1. Залік днів відпустки (хронологічний підхід)

• Загальний борг працівника за минулі роки становить 13 календарних днів (1 день за 2021–2022 рр. + 5 днів за 2023–2024 рр. + 7 днів за 2024–2025 рр.);
• Зароблена компенсація за поточний (останній) робочий рік становить 8 календарних днів.

Застосовуючи принцип хронологічного заліку, нові зароблені 8 днів покривають найперші борги працівника:

• повністю перекривається борг за 2021–2022 рр. (1 день);
• повністю перекривається борг за 2023–2024 рр. (5 днів);
• частково перекривається борг за 2024–2025 рр. (2 дні із 7).

Результат: непокритим залишається борг у кількості 5 календарних днів саме за робочий рік 05.11.2024–04.11.2025 років.

Крок 2. Розрахунок суми до утримання

Нову середню зарплату обчислювати не потрібно. 

Для розрахунку суми утримання застосовується той середньоденний заробіток, який фактично використовувався для нарахування останньої відпустки в серпні 2025 року. 

Не можна використовувати поточну середню заробітну плату, яка розраховується для компенсації при звільненні, і не можна брати виключно параметри останньої відпустки серпня 2025 року, якщо зайві дні тягнуться ще з 2022 року.

Тож потрібно визначити, в який саме момент (у межах яких наказів на відпустки) працівнику було фактично видано та оплачено ці 5 зайвих днів та здійснити розрахунок на основі тієї середньої заробітної плати, за якою ці дні свого часу були фактично оплачені.

Формула розрахунку: Сума утримання = Середньоденна зарплата серпня 2025 року × 5 днів

Окремий перерахунок за 1 день до 23.12.2023 року робити не потрібно, оскільки цей день повністю перекрився днями заробленої компенсації за останній рік.

Крок 3. Правові підстави утримання

Роботодавець має законне право провести відрахування із заробітної плати при остаточному розрахунку на підставі ст. 127 КЗпП та ст. 22 Закону про відпустки.

Згода працівника на таке відрахування не потрібна.

Відображення у єдиній звітності

Усі коригування проводяться у звітному періоді, в якому відбувається звільнення (червень 2026 року):

1. Додаток Д1:

Сторнована сума відпускних показується окремим рядком від заробітної плати:

• Графа 09 (КТН): зазначається код типу нарахувань «10» (сторнування відпускних);
• Графа 10 (місяць та рік): вказується період, за який здійснюється коригування — «08.2025» (серпень 2025 року);
• Графи 16 та 17 (сума доходу): сума сторнованих відпускних за 5 днів вказується зі знаком «мінус»;
• Графа 20 (ЄСВ): сума нарахованого ЄСВ зі знаком «мінус» (сторнована сума × 22%).

2. Додаток 4ДФ:

Сторнована сума відпускних (разом із ПДФО 18% та ВЗ 5%) зменшує загальну суму нарахованого доходу працівника за червень 2026 року за ознакою доходу «101».

Звертаємо увагу, якщо суми нарахованої зарплати за червень 2026 року не вистачає для покриття сторнованих відпускних (виникає загальний «мінус» до виплати), працівник має добровільно повернути різницю в касу або на поточний рахунок підприємства. Якщо працівник відмовляється повернути кошти, роботодавець має право звернутися до суду протягом 1 року з дня звільнення.

Висновки

• Провести  взаємозалік: 8 днів заробленої компенсації повністю перекривають 8 днів боргу. Залишок боргу працівника — 5 днів відпустки;
• Суму до утримання за 5 днів розраховується за тією середньою зарплатою, яка діяла під час фактичного нарахування відповідних «перегуляних» відпусток;
• Окремий розрахунок за «правилом 23.12.2023» не потрібен, оскільки компенсація не виплачується, а відбувається утримання;
• Примусове утримання з розрахункових можливе не більше 20% від чистої суми до виплати. Решту працівник може повернути лише добровільно;
• У Додатку 1 єдиної звітності сторнування відображається з кодом типу нарахувань «10» та знаком «мінус» у прив'язці до відповідного місяця минулого періоду.