Виплата компенсації за невикористану відпустку звільненому працівнику готівкою (за його відсутності) (аудіоверсія)

Виплата компенсації готівкою працівнику, який перебуває за кордоном, можлива лише через уповноважену ним особу (представника) за довіреністю. Факт виплати оформлюється ВКО, у якому розписується довірена особа.

Форма виплати та право на готівку 

Згідно зі ст. 23 Закону про оплату праці заробітна плата (включаючи компенсацію за відпустку) виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг на території України, тобто готівкою. Виплата через банк є лише опцією, яка потребує письмової згоди працівника (ст. 24 Закону про оплату праці). Якщо працівник не надав згоди на безготівковий розрахунок, роботодавець зобов'язаний виплатити кошти готівкою.

Пропонуємо два законні шляхи вирішення цієї ситуації.

Варіант 1. Виплата готівки довіреній особі працівника

Виплата через довірену особу 

Оскільки працівник перебуває за кордоном і не може особисто отримати кошти в касі, він має право делегувати це іншій особі.

Відповідно до ч. 4 ст. 245 ЦКУ, довіреність на одержання заробітної плати може бути посвідчена посадовою особою організації, де довіритель працює, або за місцем його проживання. У вашому випадку (перебування за кордоном) довіреність зазвичай посвідчується нотаріально або консульською установою.

Довірена особа пред'являє паспорт та оригінал довіреності (або її копію, якщо це передбачено). Довіреність (або копія) залишається у роботодавця і додається до видаткового документа (п. 28 Положення НБУ №148).

Документальне оформлення (ВКО) 

Основним документом, що підтверджує факт видачі коштів, є Видатковий касовий ордер (типова форма №КО-2).

• У графі «Видати» зазначається ПІБ працівника, а після нього — ПІБ особи, якій довірено отримати гроші.
• У графі «Підстава» вказується: «Компенсація за невикористану відпустку при звільненні згідно з наказом №... від...».
• Довірена особа власноруч зазначає отриману суму (словами — гривні, цифрами — копійки) та ставить підпис (п. 27 Положення НБУ №148).

Касир (або ФОП особисто) перевіряє дані паспорта довіреної особи та вписує їх у відповідні реквізити ВКО.

Оподаткування та строки 

Хоча виплата проводиться готівкою, податки мають бути сплачені з рахунку ФОП:

ПДФО (18%) та Військовий збір (5%)

Мають бути сплачені до бюджету протягом трьох операційних днів з дня, що настає за днем виплати з каси (пп. 168.1.4 ПКУ). Проте, якщо ви знімаєте готівку в банку спеціально для виплати, банк вимагатиме сплати податків одночасно з видачею готівки.

ЄСВ (22%)

Сплачується під час виплати готівки або раніше.

Розрахунок компенсації

Не забудьте розділити розрахунок на два періоди: 

• за дні, зароблені до 31.12.2023 (виходячи з виплат 2023 року), 
• та за дні після 01.01.2024 (виходячи з останніх 12 місяців перед звільненням). 

Оскільки працівник з березня 2022 року не працював, розрахунок за обидва періоди, ймовірно, буде проводитися з посадового окладу або МЗП (у 2026 році МЗП становить 8 647 грн).

Варіант 2. Депонування коштів 

Якщо працівник не може надати довіреність, а розрахувати його в день звільнення — це прямий обов’язок ФОП, кошти необхідно депонувати.

У день звільнення ФОП виписує відомість на виплату готівки. Оскільки працівник не з’явився, ФОП у графі відомості «Підпис одержувача» робить запис: «Депоновано» (п. 31 розділу ІІІ Положення №148).

При цьому:

• Сума компенсації вважається депонованою заробітною платою.
• Готівку ФОП може повернути на свій банківський рахунок або зберігати у себе (пам'ятаючи, що ліміт каси для ФОП не встановлюється, тобто кошти можуть зберігатися в готівці).

Ці гроші чекатимуть на працівника, поки він не з'явиться особисто або не відкриє рахунок/надішле довіреність.

Щодо сплати податків

Належні податки та збори (ПДФО, Військовий збір, ЄСВ) обов'язково мають бути перераховані до бюджету з рахунку ФОП у день звільнення (день подання відомості) або, якщо кошти виплачуються з виручки/депонуються — не пізніше 3-х днів з дня нарахування/депонування (пп. 168.4.1 ПКУ). Тобто податки сплачуються у травні 2026 року в будь-якому випадку.

Таким чином, якщо працівник не може надати довіреність, ФОП не маєте права видати готівку третій особі. У такому разі кошти слід депонувати (зарахувати на окремий рахунок або тримати в касі з позначкою «Депоновано» у відомості) до моменту звернення працівника або його представника з належними документами. Проте для ФОП безпечніше перерахувати кошти на будь-який рахунок працівника, якщо він зможе надати його реквізити (навіть відкритий дистанційно).

Висновки

• Оформити виплату готівкою, без підпису в отриманні, неможливо;
• Кращий варіант — працівник надсилає довіреність на свого представника в Україні. ФОП виплачує гроші представнику за Відомістю на виплату готівки (або за видатковим касовим ордером), де представник ставить свій підпис, а до відомості додається довіреність;
• Якщо довіреності немає, ФОП оформлює виплату відомістю в день звільнення, ставить відмітку «Депоновано» (гроші залишаються заборгованістю перед працівником) і обов'язково сплачує всі податки з розрахункового рахунку ФОП;
• Штрафів за невиплату в день звільнення у такому разі не буде, оскільки виплата не відбулася з вини працівника (його відсутності).