Згідно з нормами трудового законодавства та стандартами діловодства в Україні, розробка посадових інструкцій на кожного окремого працівника із зазначенням його ПІБ є недоцільною та юридично некоректною, хоча пряма сувора заборона в КЗпП відсутня.
Статус посадової інструкції як нормативного акта
Відповідно до Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), посадова інструкція розробляється на посаду, а не на конкретну особу.
Посадова інструкція розробляється для кожної посади, яка зазначена у штатному розписі підприємства або іншому локальному документі підприємства. У заголовку інструкції має бути вказана саме назва посади, яка повинна точно відповідати найменуванню у штатному розписі Посадова інструкція: для чого вона потрібна, нюанси складання, ознайомлення працівника, внесення змін + зразок, розділ «Під час оформлення...». Оскільки у штатному розписі прізвища працівників не зазначаються Штатний розпис-2026: як правильно формувати?, розділ «Кількість і назви посад», аналогічний підхід застосовується і до посадових інструкцій.
Посадова інструкція — це локальний нормативний акт, який визначає коло обов’язків, прав та відповідальності за певною штатною одиницею. Вона має бути однаковою для всіх працівників, які обіймають ідентичні посади (наприклад, якщо у штатному розписі три «Бухгалтери», вони можуть працювати за однією типовою інструкцією).
Якщо вказати ПІБ працівника в самій інструкції, то при його звільненні та прийнятті нової особи документ доведеться затверджувати наново, що створює зайвий документообіг.
Ризики «персоналізованих» інструкцій
Створення окремих інструкцій для різних працівників на однакових посадах може бути розцінено як дискримінація або порушення трудових прав.
Якщо два працівники обіймають посаду «Менеджер із продажу», але в одного в персональній інструкції обов’язків удвічі більше, ніж у іншого (при однаковій зарплаті), це створює підстави для оскарження дій роботодавця в суді або під час перевірки Держпраці.
Як правильно персоналізувати обов'язки?
Якщо роботодавцю потрібно закріпити за конкретним працівником певний напрямок роботи, це робиться не через зміну назви інструкції на «Інструкція Петренко І.І.», а через такі механізми:
Розподіл обов'язків
В загальній посадовій інструкції зазначається право керівника розподіляти конкретні завдання.
Наказ про розподіл функціональних обов'язків
В межах однієї посади видається наказ, де вказано, що працівник А відповідає за ділянку «Х», а працівник Б — за ділянку «Y».
Ознайомлення
Працівник ставить свій підпис, дату та ПІБ у розділі «З інструкцією ознайомлений» наприкінці документа. Саме цей підпис пов'язує конкретну особу з функціоналом посади.
Або, якщо на підприємстві є кілька працівників з однаковою назвою посади (наприклад, два «Заступники директора»), але з різними функціями, рекомендується:
Уточнити назви посад у штатному розписі, додавши слова, що характеризують сферу діяльності (наприклад, «Заступник директора з фінансових питань» та «Заступник директора з виробничих питань») Два заступника директора та повідомлення в РТЦК.
Розробити окремі посадові інструкції для кожної такої уточненої посади.
Висновки
Чи можна так робити?
Формально роботодавець можете це зробити, але це вважається помилкою з точки зору кадрового діловодства.
Як правильно?
Посадова інструкція має називатися «Посадова інструкція бухгалтера», бути затверджена керівником (без ПІБ виконавця в заголовку). Конкретна особа ідентифікується лише в листі ознайомлення або у відповідному рядку в кінці документа.
Якщо посада єдина в штаті
Навіть якщо на цій посаді працює лише один працівник, інструкція все одно складається на посаду.
При розробці інструкцій слід керуватися вимогами Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів та ДСТУ 4163:2020, які визначають правила оформлення реквізитів документів.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
