Які документи підготувати для відрядження працівника?

Для оформлення відрядження працівника ключовими документами є наказ про відрядження, документи, що підтверджують мету та маршрут поїздки (запрошення, квитки), та документи для звітування після повернення. Для закордонних відряджень чоловіків призовного віку під час воєнного стану потрібен розширений пакет документів, що включає актуальні військово-облікові документи.

Обґрунтування

Процес документального оформлення відрядження можна поділити на три етапи: до початку поїздки, під час перетину кордону (для закордонних відряджень) та після повернення.

1. Документи для оформлення відрядження на підприємстві

Незалежно від того, чи є відрядження внутрішнім, чи закордонним, роботодавець має підготувати:

Наказ (розпорядження) про відрядження. Це основний документ, що підтверджує факт направлення працівника у службову поїздку. У ньому обов'язково зазначаються:

• Прізвище, ім'я, по батькові та посада працівника;
• Пункт призначення (місто, країна);
• Мета поїздки та/або службове завдання;
• Точні дати початку та закінчення відрядження;
• Розмір добових;
• Джерело фінансування;
• Документи, що підтверджують зв'язок відрядження з діяльністю підприємства.

Це можуть бути:

• Запрошення від приймаючої сторони (з перекладом, якщо необхідно);
• Програма конференції, семінару чи іншого заходу;
• Копія договору з контрагентом;
• Аванс на відрядження. Підприємство зобов'язане забезпечити працівника авансом для покриття витрат на проїзд, проживання та добових, як того вимагає ст.121 КЗпП.

Для систематизації процесу на підприємстві доцільно розробити та затвердити внутрішнє Положення про службові відрядження.

2. Додаткові документи для відрядження за кордон (особливо для чоловіків)

Під час воєнного стану для перетину кордону чоловікам віком від 18 до 60 років, окрім стандартних документів, необхідно мати при собі:

• Паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• Військово-обліковий документ (військовий квиток, тимчасове посвідчення або посвідчення про приписку) з оновленими даними. Документ може бути в паперовій або електронній формі (наприклад, у додатку «Резерв+»);
• Документи, що підтверджують бронювання (для заброньованих працівників): витяг з наказу Міністерства економіки;
• Документи, що підтверджують мету поїздки: копія наказу про відрядження, запрошення від приймаючої сторони.

Згідно з практичним досвідом перетину кордону, прикордонники також можуть вимагати:

• Довідку з місця роботи;
• Довідки з Пенсійного фонду ОК-5 або ОК-7 для підтвердження працевлаштування.

3. Документи для звітування після повернення

Після повернення з відрядження працівник має надати документи, що підтверджують понесені витрати та факт перебування у поїздці:

• Проїзні документи (квитки, квитанції на багаж);
• Рахунки з готелів або інші документи, що підтверджують витрати на проживання;
• Чеки, квитанції, що підтверджують інші витрати (наприклад, комісію за обмін валюти);
• Відмітки прикордонної служби у паспорті (для закордонних поїздок до візових країн).
• Звіт про відрядження (у довільній формі), де працівник звітує про виконання службового завдання.

Авансовий звіт подається не завжди. Його обов'язково складати лише у двох випадках:

а) за наявності оподатковуваного доходу (наприклад, якщо добові перевищують неоподатковувану норму);

б) якщо працівник використовував готівку понад суму добових.

Якщо всі розрахунки проводилися безготівково (корпоративною чи особистою карткою) в межах суми добових і оподатковуваний дохід відсутній, авансовий звіт можна не подавати (пп. 170.9.4 ПКУ). Проте надання оригіналів підтвердних документів про витрати є обов'язковим у будь-якому випадку.

Чи обов’язково виписувати посвідчення про відрядження?

Ні, посвідчення про відрядження не є обов'язковим документом. Основним документом для оформлення відрядження є наказ (розпорядження) керівника підприємства. Хоча підприємство може встановити необхідність оформлення посвідчення своїм внутрішнім рішенням.