Звітність та розрахунки за закордонне відрядження

Порядок звітування та розрахунків за відрядження, аванс на яке видано у гривні на платіжну картку, регулюється ПКУ та Н(С)БО.

1. Термін звітування за відрядження

Оскільки розрахунки здійснювалися у безготівковій формі (аванс перераховано на картку), працівник має відзвітувати (тобто подати авансовий звіт та підтвердні документи) до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершив відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Хоча подання авансового звіту не є обов'язковим, якщо відсутній оподатковуваний дохід або розрахунки готівкою, його складання рекомендується для належного бухгалтерського обліку та контролю.

2. Терміни та спосіб повернення невикористаних коштів

Невикористаний залишок авансу працівник має повернути до або під час подання авансового звіту, тобто до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ). Працівник може повернути кошти як до каси підприємства, так і безготівковим переказом зі своєї картки на поточний рахунок підприємства. У призначенні платежу при безготівковому поверненні важливо вказати: "Повернення невикористаних коштів на відрядження від ПІБ згідно з наказом №__ від ..____".

3. Облік витрат та курс валют

Оскільки аванс видавався у гривні, а витрати здійснювалися в іноземній валюті шляхом конвертації банком, ситуація має особливості:

• валютної заборгованості працівника перед підприємством не виникає, оскільки операція з видачі авансу відбулася у гривні;
• витрати на відрядження (проїзд, проживання тощо), підтверджені документально, відображаються в бухгалтерському обліку в гривні на підставі виписки з карткового рахунку працівника, де вказані фактично списані суми у гривні.
• добові та інші витрати, що потребують перерахунку з валюти, відображаються за офіційним курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту керівником (п. 5 П(С)БО 21). Цей же курс застосовується для визначення остаточної суми розрахунків з працівником (повернення залишку або відшкодування перевитрати).

Отже, для остаточного розрахунку за відрядженням та складання авансового звіту використовується курс НБУ на дату його затвердження.

Висновки:

Керівник має подати авансовий звіт до кінця місяця, що настає за місяцем завершення відрядження.

Невикористаний залишок авансу необхідно повернути до або одночасно з поданням звіту. Перерахування коштів з особистої картки на рахунок підприємства є допустимим.

Усі документально підтверджені витрати, здійснені в іноземній валюті, перераховуються у гривню за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження авансового звіту керівником.