Відображення в Додатку 5 відпустки по догляду за другою дитиною

Порядок оформлення відпустки по догляду за другою дитиною

Чинне законодавство не передбачає можливості одночасного перебування у двох відпустках по догляду за дітьми. Ситуація, коли працівниця народжує другу дитину, ще перебуваючи у відпустці по догляду за першою, є врегульованою.

Відпустка по догляду за другою дитиною оформлюється новим наказом (розпорядженням), але вона може початися лише з наступного дня після закінчення відпустки по догляду за першою дитиною.

Таким чином, у даному випадку відпустка по догляду за першою дитиною закінчилася у 2023 році, і з наступного дня мала розпочатися відпустка по догляду за другою дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Той факт, що наказ не був виданий у 2022 році, є правильним, оскільки на той момент ще тривала перша відпустка. Однак наказ мав бути виданий на дату початку відпустки по догляду за другою дитиною у 2023 році. Відсутність такого наказу є процедурним упущенням, яке необхідно виправити. Для цього слід отримати від працівниці заяву про надання відпустки по догляду за другою дитиною та видати відповідний наказ, датувавши його фактичним початком цієї відпустки (тобто датою, наступною за днем закінчення відпустки за першою дитиною).

Заповнення Додатка 5

Початок відпустки по догляду за дитиною до трьох років є подією, яка обов'язково відображається у Додатку 5. Оскільки початок відпустки по догляду за другою дитиною є новою подією, її потрібно показати у звітності:

• графа 16 "Документ-підстава про початок, закінчення трудових відносин... або надання відповідної відпустки": у цій графі треба вказати реквізити саме того документа, який є підставою для поточної відпустки. Таким документом є наказ (розпорядження) про надання відпустки по догляду за другою дитиною. Наказ по першій дитині вже не є актуальним, оскільки та відпустка завершилася. Роботодавцю  необхідно видати новий наказ та вписати його дату і номер у цю графу;
• графи 11 "Ознака сумісника (1 – так, 0 – ні)" та 12 "Ознака «переведення...» (1 – так, 0 – ні)": при відображенні відпустки по догляду за дитиною ці графи не заповнюються, або в них проставляється позначка "0". Ці графи стосуються сумісництва та переведення на іншу посаду, що не є стосується даного випадку;

інші графи:  для відображення початку нової відпустки потрібно створити новий рядок, де, зокрема, вказати:

• графа 07 "Категорія особи": код "6" (особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
• графа 10 "Дата початку": дата початку відпустки по догляду за другою дитиною (день, наступний після закінчення відпустки за першою дитиною).

Оскільки подія (початок нової відпустки) відбулася у минулому звітному періоді (у 2023 році), для виправлення даних необхідно подати Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» (за новою формою щомісячної єдиної звітності) за відповідний місяць 2023 року, щоб відобразити цю подію коректною датою.

Отже, у даному випадку наказ про надання відпустки по догляду за другою дитиною мав бути виданий у 2023 році, після завершення відпустки за першою дитиною.

Тож у Додатку 5 єдиної звітності з типом "Уточнюючий" необхідно відобразити дві події окремими рядками:

• закінчення відпустки по догляду за першою дитиною: у графі 10 вказується дата закінчення першої відпустки (у 2023 році). У графі 16 зазначаються реквізити первинного наказу про надання відпустки по догляду за першою дитиною (від 2020 року);
• початок відпустки по догляду за другою дитиною: у графі 10 вказується дата початку нової відпустки (наступний день після закінчення першої). У графі 16 слід вказати реквізити наказу про надання відпустки по догляду за другою дитиною. Оскільки такий наказ не був виданий своєчасно, його необхідно видати поточною датою, вказавши правильну дату початку відпустки.

Для обох рядків у графі 07 зазначається код категорії особи «6» (особи, яким надано відпустку для догляду за дитиною до 3 років). Графи 11 (сумісник) та 12 (переведення/призначення) заповнюються позначкою «0», якщо працівниця є основним працівником і не було переведень. Кадрові графи 13-15 у рядках з такими відпустками не заповнюються.

І вже після подання уточнюючої звітності, потрібно подати у травні 2025 додаток 5 у складі єдиної звітності з відображенням закінчення відпустки для догляду за другою дитиною з відповідним наказом у графі 16.

Висновки:

Отримати від працівниці заяву та видати наказ про надання їй відпустки по догляду за другою дитиною, починаючи з дати, коли закінчилася попередня відпустка. Підставою для наказу є заява працівниці та копія свідоцтва про народження другої дитини.

Відобразити у Додатку 5 єдиної звітності з типом "Уточнюючий" початок цієї відпустки, де у графі 16 вказати реквізити нового наказу та відповідно кінець відпустки по догляду за першою дитиною.

Відобразити у Додатку 5 єдиної звітності з типом "Звітний" за травень 2025 кінець відпустки по догляду за другою, де у графі 16 вказати реквізити нового наказу.