Мобілізований працівник загинув у квітні 2022 року: як звільнити у березні 2025 року?

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.

Тобто, проводячи останній розрахунок, роботодавець має нарахувати, в даному випадку, мобілізованому працівнику компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, які працівник набув до дня смерті. Розрахунок компенсації проводиться, в даному випадку, за дні щорічної відпустки, набуті працівником станом на 31.12.2023 р. згідно з абз. 3-5 п. 4 Порядку №100.

Звертаємо увагу, що квартальна форма єдиної звітності вже нечинна і відсутня в переліку форм у програмах, уточнювати потрібно проводити вже за новою (діючою на сьогодні) місячною формою єдиної звітності.

Додаток 5 з типом «Уточнюючий»

Оскільки працівник помер у квітні 2022 р. (це звітний ІІ квартал), а свідоцтво про смерть надано у березні 2025 р., то виходить, що інформацію про цього працівника потрібно відобразити «заднім» числом, тобто внести у Додаток 5 єдиної звітності уточнюючу інформацію за квітень 2022 р. Тому потрібно зайти у квітень 2022 року та сформувати місячну єдину звітність з типом «Уточнююча» та додати Додаток 5, в якому заповнюємо:

• як зазвичай, інформацію по звільненому працівнику;
• у графі 10 – дата закінчення трудових відносин (буде дата смерті, вказана у свідоцтві);
• у графі 16 – вказується дата та номер наказу (оформлений у березні 2025 по факту отримання свідоцтва про смерть, в даному випадку дата наказу та дата смерті будуть різні), згідно з яким проведено звільнення;
• у графі 17 – вказується підстава, а саме п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
• у графі 20 – вказується ознака «0» рядка на введення.

А ось додатки 1 та 4ДФ подаються з типом «Звітний» у місяці нарахування компенсації.

Додаток 1 з типом «Звітна»

Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №773, нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема, у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються в зарплату місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Таким чином, оскільки коригувати квітень 2022 р. щодо нарахованих сум працівнику та суми ЄСВ в березні 2025 р. не можна, то відобразити нараховані виплати при звільненні працівнику, який помер, потрібно тільки у місяці нарахування (у березні 2025 р.) із зазначенням у:

• графі 8 – КЗО «1»;
• графі 9 – коду типу нарахувань «1». Код типу нарахувань 1 зазначається лише для осіб, зокрема яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час (п. 1 розділу IV Порядку №773);
• графі 10 – місяць, на який припадають виплати (04.2022);
• графах 16 та 17 – суму нарахованої компенсації за дні невикористаної відпустки при звільненні;
• графі 20 – суму ЄСВ, нараховану на суму компенсації. Звертаємо увагу, що якщо припинення трудових відносин з працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачується з фактично нарахованої суми. У випадку, якщо дата смерті працівника є останній робочий день/останній день місяця і даний працівник не був особою з інвалідністю, у роботодавця виникає обов’язок щодо сплати ЄСВ не менше мінімального розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тому може з’явиться ще один рядок з кодом «13» у графі 9 та відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом і у графі 20 – нарахована сума ЄСВ на цю різницю;
• графи з 5 по 8 та з 21 по 24 заповнюються в звичайному порядку;
• інші графи – не заповнюються. 

Додаток 4ДФ з типом «Звітна»

У Додатку 4ДФ нарахована сума остаточного розрахунку також відображається у березні місяці 2025 року, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) з відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зазначена у свідоцтві).