Витрати на закордонне відрядження засновника

В сучасному світі, навіть під час воєнного стану, присутність засновника на переговорах, пошук бізнес-партнерів тощо є звичайним явищем. I тому постає питання правильності оформлення таких відносин та їх оподаткування, якщо засновник не перебуває у трудових відносинах із підприємством.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: 

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
• на найм інших жилих приміщень;
• оплату телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Отже, зазначені витрати не будуть об’єктом оподаткування ПДФО за наявності підтверджуваних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т.ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в т.ч. чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в т.ч. бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Крім того, для скерування засновника у відрядження видається наказ, у якому слід зазначити термін та мету такого відрядження, мета поїздки має збігатися з основною діяльністю підприємства. Наприклад, це може бути документальне підтвердження участі засновника у переговорах, виставках  і, як наслідок, укладений контракт або участь у конференції, тематика якої збігається з діяльністю підприємства. 

Зазначимо, що у статуті підприємства зазначаються, зокрема, органи управління, їх компетенція та порядок прийняття ними рішень (ст. 88 та ст. 89 ЦКУ). 

Засновники товариства мають право брати участь в управлінні товариством у порядку, передбаченому Законом про ТОВ та статутом товариства (ст. 5 Закону про ТОВ). У статуті товариства зазначають відомості про органи управління, а це, зокрема, виконавчий орган товариства, що здійснює управління поточною діяльністю товариства. 

Для керівництва господарською діяльністю підприємства власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення) призначає (обирає) виконавчий орган (одноосібний чи колегіальний) підприємства, який є підзвітним власнику, його уповноваженому органу чи наглядовій раді (у разі її утворення). Керівник підприємства (одноосібний виконавчий орган), головний бухгалтер, голова та члени наглядової ради (у разі її утворення), голова та члени колегіального виконавчого органу підприємства є посадовими особами такого підприємства. Статутом підприємства посадовими особами підприємства можуть бути визнані й інші особи. Посадові особи підприємства мають обов’язки перед підприємством, передбачені законом, зокрема щодо належного, добросовісного та ефективного управління підприємством (фідуціарні обов’язки) (ч. 3 ст.65 ГКУ). 

Підсумовуючи зазначене, розуміємо, що засновник є членом керівного органу підприємства. 

Таким чином, сума відшкодованих витрат на відрядження, в межах фактичних витрат та на підставі підтверджувальних документів, не є додатковим благом засновника, та не підлягає  оподаткуванню ПДФО і ВЗ, оскільки він є членом керівного органу підприємства. Відповідно витрати на відрядження, які не є оподатковуваним доходом, не відображатимуться у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Отже, витрати на відрядження засновника можуть враховуватися у складі витрат з метою визначення оподатковуваного прибутку – за умови дотримання вищенаведених вимог.