Документи на проживання в закордонному відрядженні, яке було оплачене готівкою

Роботодавець, направляючи працівника у відрядження, має забезпечити його авансом. Аванс може видаватися готівкою, безготівковій формі шляхом перерахування на особисту картку або на КПК підприємства.

В даному випадку, працівнику видали аванс в безготівковій формі на КПК підприємства, з якої зняв готівку в банкоматі за  кордоном. При цьому, авансових коштів не вистачило, оскільки працівник доклав для розрахунку власні кошти.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів здійснення витрат у відрядженні належать, зокрема, документи:

1. отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
2. документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
3. документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
4. інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Отже, окрім рахунку, підтвердними документами можуть бути:

• чек з терміналу про зняття готівки з КПК;
• випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ);
• інші документи (наприклад, чек про його оплату рахунку на проживання).

Те, що працівник частково оплатив проживання у відрядженні власним коштом, буде видно з різниці в сумах, а саме з виставленої суми у рахунку на проживання та суми вказаної у підтвердних документах на зняття готівки. Про витрачені кошти працівник при поверненні з відрядження може подати авансовий звіт.