Перерахунок добових після повернення із закордонного відрядження

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Тобто роботодавець має забезпечити добовими працівника до початку відрядження.

Сума добових, яка виплачується працівнику за дні відрядження, повинна бути зафіксована у положенні про відрядження або у колективному договорі тощо. Сума добових не обмежена трудовим законодавством, проте нормами ПКУ встановлено неоподатковувану суму, в межах якої не утримується ПДФО та ВЗ. Якщо сума добових перевищує неоподатковувану межу, то сума перевищення оподатковується на загальних підставах. Добові можуть встановлюватися як у гривні, так і у валюті.

Витрати підприємства на виплату добових

Оскільки аванс на відрядження (добові) видавався у гривні, а не у валюті, тоді Положення п. 5 П(С)БО 21 в частині виданого авансу не застосовуються.

З метою визнання витрат підприємства сума добових на дату подання авансового звіту перераховується за курсом на дату затвердження такого авансового звіту, і саме на цю дату у підприємства виникають  витрати на оплату добових відрядженим працівникам. При цьому видача авансу не впливає на визначення курсу, оскільки такий аванс видавався в гривні.

І тільки якщо виданих авансових коштів не вистачить для покриття розрахунків з працівником, їх відшкодовують після надання авансового звіту. Така заборгованість визначатиметься у валюті країни, до якої було відряджено працівника, та перераховується у гривні на дату затвердження авансового звіту.

До повного розрахунку з працівником за понесені ним перевитрати у відрядженні, бухгалтер матиме справу з валютною кредиторською заборгованістю перед працівником, тобто монетарною статтею, за якою визначаються курсові різниці на дату балансу та на дату погашення заборгованості, згідно з п. 8 П(С)БО 21:

1. якщо курс НБУ зростатиме від дати затвердження авансового звіту до дати балансу або дати погашення заборгованості, витрати відображатимуться проведенням: Дт 945 Кт 372;

2. якщо він знижуватиметься — то визнатиметься дохід: Дт 372 Кт 714.

Якщо працівник користувався корпоративною карткою, то всі його витрати, в тому числі і комісії банку за конвертацію валюти, будуть відображатися у виписці банку за рахунком, до якого випущено картку, у національній валюті.

Розрахунок неоподатковуваної суми добових у валюті 

Оскільки добові були видані у гривні, а неоподатковувана сума добових у разі відрядження за кордон становить 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним курсом гривні до євро, установленим Нацбанком, в розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ), то підприємству потрібно тільки відслідкувати, щоб добові у гривні не перевищували гривневий еквівалент 80 євро за кожний день відрядження за курсом Нацбанку на цей день. А вони й не перевищують, бо сума добових на даному підприємстві становить 50 євро.

Загальна сума таких добових у гривні за всі дні відрядження і буде неоподатковуваною сумою. Якщо фактично видана сума добових не перевищує цю суму, то у підприємства не виникаєобов’язку утримувати ПДФО та ВЗ з суми добових, а також не потрібно перераховувати їх у валюту.

В ситуації, що розглядається, аванс на відрядження, в т.ч. добові працівнику перераховано у гривнях на корпоративну карту, і це не є видачею коштів працівнику, ці кошти і досі є власністю (перебувають на поточному рахунку) підприємства, аж допоки працівник не зніме готівку в банкоматі за кордоном.І ця готівка буде знята в іноземній валюті. Тому, згідно з п. 6 НП(С)БО 21 у разі видачі авансу в іноземній валюті витрати визнають на дату затвердження авансового звіту, але за курсом НБУ на дату авансу. Отже, суму добових (100 євро) перераховують за курсом НБУ на день зняття відрядженим готівки у банкоматі за кордоном за допомогою корпоративної карти. 

Якщо працівник не знімав решту своїх добових з рахунку підприємства, перерахунок добових слід проводити на день затвердження авансового звіту. У випадку, якщо виникне заборгованість перед працівником, то її погашення здійснюють у гривні.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Тобто витрати, понесені працівником під час його відрядження за кордон на каву, вартість якої включена до готельного рахунку (або проїзного документу), відносяться до складу добових витрат та не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника. Так само і витрати, понесені працівником на каву, вартість якої не була включена до рахунку готелю чи проїзного документу, за наявності підтвердних документів - євитратами, які входять у суму добових. 

Бухоблік витрат на закордонне відрядження за умовами запитання покажемо у таблиці, курси валют умовні.

Бухоблік витрат на закордонне відрядження