Як оформити скорочення штатної посади, якщо працівник за кордоном

Перш за все звертаємо вашу увагу на те, що скорочення штату під час воєнного стану не заборонене чинним законодавством. Так консультує і Держпраці.

Отже, сама війна не буде підставою для невизнання звільнення працівника з цієї причини. 

Зверніть увагу також на таке:  у мирний час заплановане звільнення у зв’язку із скороченням штату вимагає попередження працівника за 2 місяці і пропонування йому іншої посади, враховується і переважне право на залишення на роботі, передбачене законодавством. Проте якщо таке звільнення відбувається під час мобілізації на особливий період, то ця вимога не діє. Про це зазначено у ст. 49-2 КЗпП. 

Проте, Держпраці наполягає: у випадку вивільнення працівників під час дії воєнного стану у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці, не пов’язаними із виконанням мобілізаційних завдань, застосовується порядок, передбачений Главою ІІІ-А КЗпП, за виключенням вимог статті 43 КЗпП щодо попередньої згоди виборного органу первинної профспілкової організації на звільнення працівника.  

Докладний розгляд процедури звільнення при скороченні штату від Держпраці ми наводили тут. Ця процедура діє у мирний час, а зараз вона не вимагає згоди профспілки. 

Відсутність працівника на роботі на момент скорочення

Отже, згідно зі ст. 49-2 КЗпП про наступне вивільнення працівника треба персонально попередити не пізніше ніж за два місяці. 

Зверніть увагу: з установленого двомісячного строку не вилучається час перебування у відпустці, період тимчасової непрацездатності, інший час, упродовж якого працівник не працював з поважної чи неповажної причини. 

А от якщо він працює дистанційно і це оформлено документально (є наказ про те, що він переведений на дистанційний режим роботи), то бути присутнім в головному офісі підприємства на момент повідомлення про заплановане скорочення чи навіть звільнення працівнику не обов’язково.  

Взагалі, як наголошує Держпраці, попередити працівника про наступне вивільнення можна й у період, коли він на роботі відсутній. Однак в мирний час це було можливо тільки за умови, що працівник прийде на підприємство або його особисто повідомлять про це під підпис в іншому місці. Під час дії воєнного стану працює спеціальне правило: сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону № 2136). 

Отже, якщо є домовленість або між цим працівником та роботодавцем (оформлена наказом, додатковою угодою до трудового договору – контракту за його наявності тощо), або між усіма працівниками та роботодавцем (оформлена наказом, розпорядженням, положенням про документообіг з кадрових питань на підприємстві тощо) – попередження про скорочення можна буде надіслати в електронній формі, в той спосіб, який обрано за згодою. 

В принципі, самого надсилання було б достатньо для того, щоб говорити, що роботодавець дотримався процедури. Але, щоб уникнути подальших спорів, варто отримати і зворотне електронне повідомлення, про те, що працівник побачив, зрозумів і не заперечує. 

Наприклад, можна надіслати електронну копію наказу про заплановане скорочення. А працівник може підписати цей наказ і додати коментар до нього, що він з наказом ознайомлений і не має заперечень. Звісно, це можна зробити і за допомогою ЕЦП, якщо обраний спосіб електронної комунікації дозволяє накладання такого підпису на документи, що надсилаються. 

Втім, навіть порушення строку попередження працівника про звільнення не є достатньою підставою поновлення працівника на роботі в судовому порядку – так вважає Держпраці.  У такому випадку суд може змінити дату звільнення працівника, зарахувавши строк попередження в період роботи з виплатою працівнику заробітної плати за цей час. 

Одночасно з попередженням про звільнення у зв’язку зі скороченням штату роботодавець пропонує працівникові іншу роботу на тому самому підприємстві (в установі, організації). При відсутності роботи за відповідною професією чи спеціальністю, а також у разі відмови працівника від переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації працівник, на власний розсуд, звертається за допомогою до державної служби зайнятості або працевлаштовується самостійно.

Втім, для людини, яка на момент звільнення знаходиться за кордоном, останнє зауваження не актуальне. Зрозуміло, що її подальше працевлаштування може проводитись як в Україні (дистанційно), так і за кордоном. Проте, пам’ятайте:  відповідно до ст. 42-1 КЗпП, працівники, які були звільнені у зв’язку зі скороченням штату, протягом одного року мають право на укладення трудового договору у випадку повторного прийняття на роботу, якщо підприємство провадить прийняття на роботу працівників аналогічної кваліфікації.

А як же трудова книжка? 

В останній день роботи працівнику, який звільняється, повинні видати на руки пiд розпис оформлену трудову книжку (якщо вона і досі зберігається у роботодавця) i копiю наказу про звiльнення (ст. 47 КЗпП). З копією наказу вже зрозуміло, вона надаватиметься так само як і копія наказу про попередження про заплановане скорочення. А що робити з трудовою книжкою?  Перш за все, нагадати про неї працівнику (до звільнення) і запропонувати вирішити питання щодо її отримання. 

Цю проблему ми докладно розглядали тут (і це теж консультація Держпраці). 

Оскільки працівник перебуває за кордоном і не може сам забрати свою трудову книжку, то він може доручити комусь забрати цю трудову книжку особисто, на підставі довіреності або повідомити поштову адресу в Україні, за якою можна надіслати його трудову книжку. Відповідно до п. 4.2 Інструкції № 58 пересилання трудової книжки поштою з доставкою  на  зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Пересилання трудових книжок за кордон у міжнародних поштових відправленнях заборонене. Докладніше про це – у роз’ясненнях Луганського обласного центру зайнятості та Мінреінтеграції. 

Видавати трудову книжку під розписку найближчим родичам (без довіреності) можна тільки у випадку смерті працівника (п. 4.3 Інструкції №58). А ще він може  попросити зберігати трудову книжку на підприємстві – в будь-якому випадку, неотримана трудова книжка зберігатиметься протягом 2 років у роботодавця, після чого її можна передати на зберігання вже у Нацархів. 

Проте, бажано, щоб працівник сам вирішив, що робити із його трудовою книжкою і повідомив про це роботодавця до звільнення (або у день звільнення). 

Розрахунок при звільненні

При звільненні скороченому працівнику виплачується вихідна допомога в розмірі не менше середньомісячного заробітку.  Про те, як порахувати такий середній заробіток, ми докладно розповідали тут. При цьому колективним договором на підприємстві може бути передбачений більший розмір вихідної допомоги (ст. 44 КЗпП).

Також, при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення – йдеться про зарплату, компенсацію за невикористану відпустку тощо (ст. 116 КЗпП). Про суми, належні йому до виплати, працівника треба повідомити письмово, теж при звільненні (ст. 47 КЗпП).

Про те, як порахувати компенсацію за невикористану відпустку, яка була зароблена до 2024 року, ми докладно розповідали тут: 

• Як рахувати компенсацію за невикористані відпустки з 12 вересня: аналіз змін до Порядку №100
• Розрахунок компенсації за невикористані відпустки у 2024 році: розʼяснення та приклад від Мінекономіки
• Компенсація за невикористані відпустки: роз’яснення від Мінекономіки

Наприклад, якщо працівник був прийнятий на роботу з 01.05.2023 р. і звільняється 31.05.2024 р., у відпустці він ще не був. Що відбувається в такому випадку? 

Візьмемо базовий розмір щорічної основної відпустки, тобто, 24 календарні дні. Для спрощення вважатимемо, що увесь період перебування у трудових відносинах працівник працював і він повністю входить в стаж, який дає право на щорічну основну відпустку згідно зі ст. 9 Закону про відпустки.

Спочатку нам треба порахувати, скільки днів відпустки працівник заробив за 2023 рік, і скільки у 2024 році: 

• 245 / 365 х 24 = 16 днів у 2023 році, де 245 – це кількість днів перебування у трудових відносинах, а 365 – кількість календарних днів у 2023 році,
• 152 / 366 х 24 = 10 днів у 2024 році, де 152 – це кількість днів перебування у трудових відносинах, а 366 – кількість календарних днів у 2024 році (високосний рік). 

Далі, так само окремо, рахується середньоденна зарплата для нарахування компенсації: 

• за 2023 рік: доходи, нараховані з 01.05.2023 по 31.12.2023 / 245 календарних днів. 
• за 2024 рік: доходи, нараховані з 01.05.2023 по 30.04.2024 / 366 календарних днів. 

Після чого рахуємо суми компенсації: окремо за 2023 рік, окремо за 2024 рік (помножуємо відповідну кількість зароблених днів відпустки у певному році на середній заробіток за цей рік). 

Звісно, нараховується, оподатковується і виплачується сума компенсації разом (загальною сумою за 2023-2024 рік) – це дохід травня, який оподатковується у день звільнення. 

Щодо вашого зауваження «Працівник оформлений з 01.05.2023 за сумісництвом, і з 01.09.2023 прийнятий в штат» - то це, звісно, може вплинути на розрахунок компенсації за невикористані відпустки. Адже, переведенням це оформити неможливо (див. роз’яснення Держпраці), працівнику довелося звільнитися і працевлаштуватись у цього ж роботодавця знову. А при звільненні, як ми вже зазначали вище, із ним мали провести остаточний розрахунок, зокрема, і щодо невикористаних відпусток. І це означає, що за період з травня по серпень 2023 року він таку компенсацію вже отримав. І в розрахунку, наведеному вище, треба за 2023 рік брати як відпрацьовані лише 122 календарні дні (з 01.09.2023 по 31.12.2023).