Відшкодування вартості е-квитків на відрядження

Питання:

1. Щоб у відрядженого працівника не виникав оподатковуваний дохід, вартість здійснених ним витрат підтверджується відповідними документами, а саме роздрукованим електронним квитком (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Чи достатньо тільки роздрукованого електронного квитка на потяг для відшкодування витрат працівнику без виникнення оподатковуваного доходу? 

2. Чи обов’язково при звітуванні про витрачені кошти, окрім роздрукованого електронного квитка придбаного з застосуванням особистої платіжної картки, відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, засвідчувати витрати підтвердним документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком до якого емітований такий платіжний інструмент? 

3. Чи достатньо для підтвердження цих витрат без виникнення оподаткованого доходу виписки банку в електронному вигляді з електронною печаткою та підписом? 

4. Чи потрібна тільки банківська виписка з мокрою печаткою, щоб у відрядженого працівника не виникав оподатковуваний дохід?

Відповідь: 

Щоб у відрядженого працівника не виникав оподатковуваний дохід, вартість здійснених ним витрат підтверджується відповідними документами, а саме роздрукованим електронним квитком (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Чи достатньо тільки роздрукованого електронного квитка на потяг для відшкодування витрат працівнику без виникнення оподатковуваного доходу? 

Підпунктом 170.9.1 ПКУ передбачено відшкодування роботодавцем витрат на проїзд та невключення їх в оподатковуваний дохід працівника за наявності підтверджуючих документів, тобто документів, які підтверджують вартість цих витрат, зокрема у вигляді транспортних квитків, у тому числі електронних квитків.

Також до підтвердних документів належать, зокрема документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти (пп.«а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Крім того, в абз. 2 п. 4 розділу ІІ Інструкції №59 зазначено, якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами за наявності документального підтвердження цієї сплати. Це можуть бути виписки з карткового рахунка або інший документ на паперовому носії, який підтверджує суму сплаченого збору.

Зважимо на те, що Інструкція №59 поширюється на бюджетні організації, але приватні підприємства також можуть нею користуватися.

Тож із зазначеного випливає, що витрати за придбані е-квитки за допомогою платіжної карти підлягають відшкодуванню працівнику. Відшкодуванню також підлягає комісія. Тому, для відшкодування витрачених коштів, окрім роздрукованих е-квитків, працівник має надати в бухгалтерію виписку з карткового рахунку.

Чи обов’язково при звітуванні про витрачені кошти, окрім роздрукованого електронного квитка придбаного з застосуванням особистої платіжної картки, відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, засвідчувати їх витрат підтвердним документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком до якого емітований такий платіжний інструмент? 

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ у разі, якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Виходячи з зазначеної норми та враховуючи вищевказане, робимо висновок, що так, працівник для відшкодування витрат на придбання е-квитків за допомогою особистої картки має надати роботодавцю окрім самих роздрукованих е-квитків на відрядження, ще й виписку з карткового рахунку.

Чи вистачить для підтвердження цих витрат без виникнення оподаткованого доходу виписки банку в електронному вигляді з електронною печаткою та підписом? 

Так, вистачить. Таку виписку можна взяти в банкоматі за певний день. 

Чи потрібна тільки банківська виписка з мокрою печаткою, щоб у відрядженого працівника не виникав оподатковуваний дохід?

Ні не потрібно. Чинне законодавство не містить вимоги, що така виписка має бути надана саме банком з мокрою печаткою.