Зміна прізвища працівника: які дії роботодавця?

На жаль, КЗпП не містить норм, які б чітко регулювали дії роботодавця в такому випадку. Тому звернутися можна лише до порад юриста, як це робиться на практиці. 

Дії працівника і роботодавця в разі зміни прізвища ми розглядали раніше тут. Слід зазначити, що ведення паперових трудових книжок наразі не є обов’язком роботодавця і будь-які записи в трудову книжку він вносить лише за бажанням працівника. А от щодо решти питань з оформлення кадрової та первинної документації ці поради залишаються актуальними. 

Отже, працівниці необхідно:

1. Звернутися до керівництва підприємства з відповідною заявою про зміну всіх документів підприємства у зв’язку зі зміною прізвища; 
2. До заяви надати копії відповідних документів, які свідчать про зміну прізвища (в цьому випадку це буде свідоцтво про шлюб).

На підставі заяви керівництво підприємства видає наказ про внесення змін у зв’язку зі зміною прізвища. Датою внесення змін в облікові дані має бути дата наказу.

Інша справа, що зміна прізвища мала бути відображена не лише у свідоцтві про шлюб. Відповідні зміни працівниці треба було внести і у власний паспорт, і в реєстрі фізосіб-платників податків. 

Дії щодо змін у паспорті докладно прописані тут і тут. 

Найголовнішим є те, що паспорт із старим прізвищем підлягає обміну в місячний строк (якщо цього не зробити, він втрачає дію, а при заміні паспорта після спливу цього строку працівниці треба буде сплатити штраф).  Після такої заміни працівниця має надати роботодавцю новий паспорт для внесення змін (щодо номера та дати видачі паспорта)  у кадровій документації та інших документах (договорах, довіреностях тощо) за потреби.

А от із даними в реєстрі, який веде ДПС, щодо фізосіб-платників податків, ситуація аналогічна. У разі зміни даних (наприклад, зміни прізвища) фізичні особи – платники податків зобов’язані, подавати контролюючим органам відомості про зміну таких даних протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання до контролюючих органів Заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків (Форма №5ДР) відповідно до пункту 70.7 ПКУ.

Подати Заяву про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків (за формою 5ДР)  можна в один із таких способів:

• особисто або через законного представника до контролюючого органу за своєю податковою адресою (місцем проживання). Фізичні особи, які тимчасово перебувають за межами населеного пункту проживання, подають зазначені заяви особисто або через представника до будь-якого контролюючого органу;
• засобами електронного сервісу «Електронний кабінет» за адресою: https://cabinet.tax.gov.ua, з використанням кваліфікованого електронного підпису. Форма заяви - F1314601. Докладніше про це ми писали у новині.

Внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків  здійснюється протягом трьох робочих днів від дня подання фізичною особою заяви за ф. №5ДР до податкового органу за своєю податковою адресою (місцем проживання). У разі звернення до будь-якого податкового органу строк внесення змін до Державного реєстру може бути продовжено до п’яти робочих днів (п. 4 розд. IХ Положення №822).

Після чого треба отримати новий витяг з цього реєстру і надати його роботодавцю для внесення відповідних змін у документацію. 

Різниця лише одна: свідоцтво про шлюб з новим прізвищем буде достатньою підставою для зміни прізвища у документації роботодавця. А от для зміни прізвища у звітності, яка подається до ДПС, цього недостатньо – там дані змінюються на підставі заяви фізособи за формою №5ДР.

Отже, в базі даних ДПС зберігатиметься старе прізвище до тих пір, поки сама працівниця не здійснить їх зміну. До тих пір, поки вона не надасть новий витяг з реєстру із новим прізвищем, на нашу думку, роботодавець має вказувати її в звітності за старим прізвищем. Втім, для того, щоб не виникло проблем із поданням звітності, радимо звернутися до органу ДПС, у якому підприємство перебуває на обліку, за отриманням консультації.