Середній заробіток мобілізованому з запізненням

До 19.07.2022 р. на час виконання державних або громадських обов’язків, якщо ці обов’язки здійснювалися у робочий час, працівникам гарантувалося збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку (ст. 119 КЗпП).

Тому від моменту (07.09.2023 р.), як роботодавець дізнався про мобілізацію працівника, оформляється наказ (вереснем 2023 р.) про увільнення від виконання службових обов’язків (з 24.02.2022 р.) та проводиться нарахування середньої зп за період мобілізації з 24.02.2022 по 18.07.2022 рр. включно (зразок наказу можна переглянути тут). Також потрібно буде видати ще один наказ, але вже про припинення нарахування та виплати мобілізованому працівнику з 19.07.2022 р. у зв’язку з внесеними Законом №2352 змін до ст. 119 КЗпП. 

Нагадаємо, середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні 2 календарні місяця роботи, що передують події, з яким зв'язана відповідна виплата. Працівникам, що проробили на підприємстві, в установі, організації менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час (п. 2 Постанови № 100).

Тобто, якщо працівник мобілізований у лютому 2022 р., то розрахунковим періодом буде грудень 2021 – січень 2022 рр. Щоразу розраховувати середньоденний заробіток не потрібно. Він є сталим, допоки мобілізований працівник не повернеться зі служби.

Проведений у вересні 2023 р. розрахунок підлягає відображенню в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Але з яким типом подавати звітність «Уточнюючий» чи «Звітний» тут все залежить від того, як роботодавець відобразив раніше мобілізованого працівника.

Якщо роботодавець зазначав у графі 13 Додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за І, ІІ та ІІІ квартали 2022 р. календарні дні відпустки без збереження зарплати, починаючи з березня 2022 р. Зважаючи, що працівника було мобілізовано в перший день повномасштабного вторгнення, то заяви  на відпустку без збереження зарплати він, скоріш за все, не надавав. Тож і графа 13 з березня 2022 р. до отримання даних про мобілізацію мала не заповнюватися, а лише в графі 14 зазначатися календарні дні перебування працівника у трудових відносинах. 

Тож, якщо відпустки без збереження не було відображено, то подавати єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Уточнюючий» немає потреби. Достатньо відобразити нарахування середнього заробітку за місяцями (лютий – серпень 2022) року у звітності з типом «Звітний». Оскільки, відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №773 нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включаються в зарплату місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Але ж у лютому було ще 3 дні вимушеного простою, оплаченого за ст. 113 КЗпП, і мобілізованому працівнику також. Тож, щоб суму за простій не коригувати та не зменшувати суму середнього розрахунку з захисника України, її можна документально перекваліфікувати у премію. 

Але, якщо роботодавець прийме рішення щодо коригування виплаченої суми простою, тоді, наприклад, якщо оплата простою за ці дні була в сумі 1000 грн, а середній заробіток за ці дні становить 1050 грн, то донарахувати слід лише 50 грн. І саме ці 50 грн слід показати у звітності за ІІІ квартал 2023 р. як донараховані за лютий 2022 р. Адже тип такого доходу буде однаковий – і оплата простою, і середній заробіток мобілізованого це складові зарплати працівника. 

Якщо ж нараховано було більше, ніж треба було нарахувати за середнім заробітком, то зайва сума сторнується. В будь-якому випадку, таке виправлення також відображаються в бухобліку в місяці, виявлення помилки (у вересні 2023 р.). 

Також, у ситуації, що склалася, обов’язково треба внести зміни до табелів обліку робочого часу за лютий 2022 – вересень 2023 рр., де дні мобілізації такого працівника слід зазначити з кодом «ІН».

Проведення нарахування середнього заробітку мобілізованому працівнику у єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ покажемо з урахуванням прийнятого рішення керівником щодо виплаченої суми простою перекваліфікувати у премію. 

Додаток 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Звітний» за третій квартал 2023 року

Оскільки коригувати попередні місяці щодо нарахованих сум працівнику та суми ЄСВ не можна, то відобразити нараховані виплати мобілізованому працівнику потрібно тільки у місяці нарахування (у вересні 2023 року) із зазначенням у кожному окремому рядку Додатку 1 приналежність суми до кожного місяця (загалом має вийти 7 рядків за мобілізованим працівником):

• графі 8 – КЗО «47» або «66» - якщо працівник є особою з інвалідністю;
• графі 9 – код типу нарахувань «2» - донарахування сум ЄСВ;
• графі 10 – місяць, на який припадають виплати - «022022» (і далі в кожному окремому рядку «032022»-«082022»);
• графах 16 та 17 – сума нарахованої середньої зарплати;
• графі 20 – сума ЄСВ, нарахована на суму середньої зарплати. 

Звертаємо увагу: якщо розмір нарахованого середнього заробітку працівника (без інвалідності і за основним місцем роботи) буде менший розміру мінімальної зарплати, то суму ЄСВ розраховують як добуток розміру мінімальної зарплати та ставки 22% ЄСВ (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тоді тут з’явиться ще один рядок з кодом «13» у графі 9 та відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом і у графі 20 – нарахована сума ЄСВ на цю різницю. Якщо мобілізований є особою з інвалідністю, доплачувати ЄСВ до мінімального розміру не потрібно; 

• графи з 5 по 8 та з 21 по 24 заповнюються в звичайному порядку;
• інші графи – не заповнюються. 

Зауважимо, що графа 14, в даному випадку, теж не заповнюється, оскільки кількість днів у трудових відносинах є відображеними у Додатку 1 за відповідні місяці ІІ та ІІІ кварталів 2022, тому для уникнення задвоєння днів, в цьому додатку повторно не відображаються. 

Зазначимо: донарахована сума ЄСВ з кодом «2» у графі 9 знайде своє відображення у рядках 4 та 4.1 (4.1.1) титульного аркушу звітності.

Додаток 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, за третій квартал 2023 року

У Додатку 4ДФ донарахована сума середнього заробітку відображається також у місяці того кварталу, коли проведено донарахування. Тобто, нарахована сума середнього заробітку (графи 3 та 3а) буде відображена  у вересні звіту за ІІІ квартал 2023 р. з відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а), та за ознакою доходу «101» (як звичайна зарплата). 

Додаток 5 

У Додатку 5 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ інформацію про початок і закінчення військової служби не зазначають.

Якщо мобілізованого працівника зазначали у відпустці без збереження зарплати 

Якщо ж мобілізованому працівнику помилково в Додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за період з березня по серпень 2022 року проставлено у графі 13 календарні дні відпустки без збереження зарплати, то без подання уточненої звітності не обійтися.

Тоді щоб правильно відобразити інформацію по мобілізованому працівнику, потрібно подати три єдині звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Уточнююча» (за І, ІІ та ІІІ квартали 2022 року) - для виправлення несумової помилки за допомогою уточнюючого Додатку 1, в якому потрібно виключити раніше відображені календарні дні без збереження зарплати (графу 13).

Додаток 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ  з типом «Уточнююча», за І, ІІ та ІІІ квартали 2022 року

Для початку потрібно зайти в період І кварталу 2022 та сформувати єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Уточнююча» та додати Додаток 1 (для березня). 

У Додатку 1 за березень корегуємо календарні дні без збереження зарплати. Тут буде два рядки:

• рядок 1: повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у березні І кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати у графі 13, при цьому у графу 25 ставимо «1» (рядок на вилучення);
• рядок 2: зазначаємо інформацію за працівником за виключенням графи 13 – дні відпустки без збереження зарплати (не заповнюємо), а у графу 25 ставимо «0» (рядок на включення).

Для виправлення єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за ІІ квартал 2022 року, вже після здачі уточнюючої звітності за І квартал,  потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Уточнююча», додавши три Додатки 1 для виправлення інформації по працівнику у кожному місяці (квітень-червень). Помилка виправляється аналогічно березню. За потреби, аналогічно уточніть і ІІІ квартал 2022 (серпень).

У титульній частині  єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Уточнююча» (і для І, і для ІІ та ІІІ кварталів)  рядки, починаючи з 07 по 110 не заповнюються. У рядках 061 потрібно вказати кількість Додатків 1, які подаються та кількість аркушів, які вони займають. 

Після подання всіх уточнюючих розрахунків, нарахована у вересні 2023 мобілізованому працівникові середня зарплата за минулі періоди, буде відображатися в Додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ з типом «Звітна» за ІІІ квартал 2023 року так, як зазначено вище. 

Відповідальність роботодавця за невиплату середнього заробітку мобілізованим працівникам

Згідно з абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП за недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків, передбачених законами України «Про військовий обов’язок і військову службу», «Про альтернативну (невійськову) службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», на роботодавця (юридичну особу) накладається фінансовий штраф — у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.

Крім того, ст. 41 КпАП за аналогічне порушення передбачена адміністративна відповідальність тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від 50 до 100 нмдг (від 850,00 грн до 1700,00 грн).

Втім, оскільки про мобілізацію роботодавець дізнався із запізненням і помилку буде виправлено до перевірки, то адмінштраф застосовувати не будуть, оскільки відсутнє порушення гарантій такого працівника щодо збереження середнього заробітку.