Як оформити відрядження працівника, який працює дистанційно з іншої країни?

Згідно із ст. 60-2 КЗпП, дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Ані в цій статті, ані в інших нормах законодавства не міститься заборон направляти працівника у відрядження, який працює дистанційно. Як і немає заборони щодо дистанційної роботи, перебуваючи за кордоном.

Нагадаємо, що Інструкція №59 обов’язкова лише для підприємств, установ та організацій, які фінансуються з бюджету, втім податківці у всіх своїх роз'ясненнях орієнтуються саме на неї, попри те, чи це підприємство госпрозрахункове, чи бюджетне. 

В Інструкції №59 зазначається, що службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (за наявністю документів, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю підприємства/установи).

Оскільки для госпрозрахункових підприємств вона є лише рекомендацією, то наполегливо рекомендуємо розробити внутрішнє Положення про відрядження. Саме в цьому локальному акті, варто зафіксувати в тому числі питання направлення у відрядження працівників, що працюють дистанційно.

Отже, працівник, який працює дистанційно, може направлятися у відрядження і в законодавстві заборон немає.

Не буде порушенням чинних нормативних документів той факт, що відрядження починається не з місця розташування компанії в Україні, а з віддаленого тимчасового місця роботи в іншій країні і для того, щоб поїхати у відрядження, працівнику-дистанційнику не потрібно повертатися в Україну.

Наказ на відрядження нічим не відрізняється від звичайного наказу на закордонне відрядження з єдиною відмінністю місця вибуття (див. зразок). Ознайомити заступника директора з наказом на відрядження можна шляхом направлення його в електронному вигляді, а підписати його за допомогою КЕП з дотриманням вимог електронного документообігу. Або, як варіант, оскільки директор також їде у відрядження, він може взяти оригінал наказу з собою і підписати його у заступника. 

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Отже, після 1 квітня 2023 р. авансовий звіт має складатися за новими правилами, тобто на оподатковуваний дохід з метою розрахунку суми ПДФО і ВЗ з наданням усіх підтвердних документів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження.

Крім того, якщо виникне потреба все таки скласти авансовий звіт, то заступник директора може скласти його в електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу)(пп. 170.9.4 ПКУ) та підписати власним КЕП.

Зразок

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«ВЕСЕЛКА»

(ТОВ «ВЕСЕЛКА»)

Код ЄДРПОУ 123456789

НАКАЗ

26.05.2023                                     Київ                                                №9

Про направлення у відрядження

за кордон дистанційного працівника

НАКАЗУЮ:

1.Відрядити заступника директора КОНОНЕНКА Петра у службове відрядження за кордон до (ТОВ) до м. Лісабон (Португалія) для участі у виставці строком на 4 (чотири) дні з 5 червня 2023 р. по 8 червня 2023 р., з урахуванням часу перебування в дорозі.

2.Встановити розмір добових 80 (вісімдесят) євро на добу.

3. Бухгалтеру з оплати праці ВАЛИЛЬЧЕНКО Людмилі видати аванс у розмірі…

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор                                               Іванченко                      Петро ІВАНЧЕНКО

З  наказом ознайомлені:

Кононенко Петро КОНОНЕНКО 26.05.2023

Васильченко Людмила ВАСИЛЬЧЕНКО 26.05.2023