Як придбати ноутбук для працівника, який працює за кордоном?

Чинним законодавством не заборонено здійснення імпортних операцій без увезення товару на територію України за зовнішньоекономічними договорами у період воєнного стану. Докладніше про це – у цій новині>> 

На даний час підприємство може придбати ноутбук для спеціаліста і оплатити його з валютного рахунку підприємства або за допомогою корпоративної картки.

У першому випадку саме підприємство повинно укласти договір з постачальником ноутбука та здійснити оплату у валюті зі свого валютного рахунку на підставі такого договору.  Скоріше за все, вартість ноутбука не перевищуватиме еквівалента 400000 грн і тому ця операція не підлягатиме валютному нагляду з боку банка (докладніше про це – у новині). В результаті такої операції ноутбук буде придбаний на підприємство, тому його потрібно буде зарахувати на баланс як основний засіб або МНМА залежно від його вартості (Дт 152/153 Кт 632), ввести в експлуатацію (Дт 104/112 Кт 152/153) та нараховувати амортизацію (Дт 23 Кт 131/132).

У другому випадку потрібно, щоб у гіг-спеціаліста була корпоративна картка, що емітована саме на нього. В такому разі він зможе придбати ноутбук самостійно і розрахуватись за допомогою такої картки. 

При цьому згідно з п. 32-1 Положення №2 суб'єкти господарювання – резиденти (юридичні особи та фізичні особи – підприємці) мають право здійснювати розрахунки за зовнішньоекономічним договором (контрактом, угодою, іншим документом, що застосовується в міжнародній практиці та може вважатися договором) з експорту (імпорту) товарів за допомогою електронного платіжного засобу, якщо операція за одним таким договором в один операційний день не перевищуватиме незначний розмір. Величина незначного розміру встановлена ст. 20 Закону № 361/

В цьому разі гіг-спеціаліст повинен надати документи про сплату коштів та документ на отримання товару. Можливо, що це буде один документ (аналог наших чеків РРО). Підприємство визначає курсові різниці за такою операцією і визнає в бухобліку доходи або витрати від курсових різниць.

Також, на думку автора, можливий ще один варіант: підприємство перераховує  гіг-спеціалісту гривні на його особистий гривневий рахунок, а він за рахунок цих коштів придбаває ноутбук (в тому числі за допомогою платіжної картки, що емітована до його рахунку). При цьому витрати на курсові різниці несе сам гіг-спеціаліст (втім, як і доходи від курсових різниць).

З 1 квітня 2023 року діє нова редакція пп. 170.9 ПКУ, яка дозволяє оформлювати звіт в електронній формі, а крім того, вимагає подання авансового звіту не у всіх, а тільки у деяких випадках. 

Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги") за формою, встановленою Мінфіном, у разі, зокрема, наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО.

У разі, якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається.

Отже, якщо спеціаліст самостійно придбає ноутбук за допомогою корпоративної картки, він повинен надати роботодавцю документи про придбання ноутбука, на підставі яких роботодавець поставить його на облік. Схема бухгалтерських записів буде такою самою, як і при оплаті ноутбука з валютного рахунку підприємства.

У тому випадку, коли підприємство перерахує спеціалісту кошти на його особистий рахунок, а він оплатить  ноутбук зі свого рахунку, замість рах. 632 буде рах. 372: 

• Дт 372 Кт 311 – перераховано гривні на особистий рахунок спеціаліста;
• Дт 152/153 Кт 372 – оприбутковано ноутбук за курсом на дату оприбуткування;
• Дт 311 Кт 372 – спеціаліст повернув невитрачений залишок коштів на рахунок підприємства. Сума повернення визначається як різниця між отриманою сумою гривень та вартістю ноутбука в гривнях за курсом на дату його оприбуткування;
• Дт 104/112 Кт 152/153 – введення ноутбука в експлуатацію;
• Дт 23 Кт 131/132 – нарахування амортизації.