Аванс на закордонне відрядження в гривні на особисту картку: конвертація на витрати підприємства

Запитання:

1) Яким документом працівник може підтвердити обмін валюти саме за цим курсом, адже усі чеки в іноземній валюті? Якщо це банківська виписка з особистого рахунку, то чи має право підприємство вимагати від працівника таку інформацію? 

2) Чи відноситься в даному випадку курсова різниця між курсом НБУ і комерційним курсом до витрат підприємства?

Відповідь:

Видача авансу на відрядження передбачено ст. 121 КЗпП. Крім того, підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону №265, а також документи, визначені Інструкцією №59. 

Після внесення відповідних змін, у п. 4 розділу І Інструкції №59 зазначено, що працівнику відшкодовуються (за наявності документального підтвердження оплати) понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами - у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банка-емітента платіжної картки.

Тож, так, працівник може добровільно надати роботодавцю виписку банку зі свого рахунку з метою підтвердження понесених витрат та їх відшкодування. Підприємство не має права вимагати у працівника цю інформацію (адже вона є конфіденційною), тож якщо він її не надасть, витрати на конвертацію валюти просто не відшкодовуються працівнику.

Щодо віднесення конвертації валюти на витрати підприємства, тут все залежить від її компенсації працівнику.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Таким чином, якщо  працівник у відрядженні розраховується гривневою особистою  карткою, то і рух коштів за картковим рахунком буде в гривні (про що свідчитиме виписка банку),  тому вважаємо, що конвертаційні витрати можна вважати витратами на відрядження працівника (які будуть документально підтверджені). Таку ж думку зазначає і ДПС у Одеській області. Тож підприємство може віднести їх і на свої витрати.