Працівник знаходиться у відрядженні: як його табелювати?

Перш за все, те, що директор виконує такі, невластиві звичайній посаді керівника, обов’язки, варто прописати в його посадовій інструкції. Або ж створити на підприємстві посаду водія, і прописати, що директор виконує обов’язки водія поруч із своїми обов’язками за доплату. Це має назву «суміщення посад», про що ми писали тут і тут.

Далі, якщо працівник (зокрема, водій) майже весь час перебуває у службових поїздках, є можливість обирати, як такі поїздки оформлювати. Можна кожну поїздку вважати відрядженням, а можна встановити такому працівнику роз’їзний характер роботи. Про це ми писали тут.

Ви обрали варіант із оформленням відряджень? Це не порушує закон. Але кожне таке відрядження має бути оформлено окремо. І при цьому щодо кожного відрядження слід дотримуватись вимог законодавства з праці.

З одного боку, згідно із ст. 121 КЗпП, такий працівник має право на добові, на оплату проїзду до місця відрядження і назад, на оплату проживання під час відрядження і заробітну плату на рівні, не нижче середнього заробітку.

Про документальне оформлення відряджень (визначення розміру добових та решта витрат на відрядження)  ми докладно писали тут.

Про оплату праці під час відрядження ви можете прочитати тут.

Одразу зауважимо: посвідчення про відрядження – вже давно є необов'язковою формою. Її свого часу було затверджено наказом ДПАУ від 28.07.97 р. №260, але згідно з наказом Мінфіну від 21.06.2011 р. №738 з 22.07.2011 р. вона втратила чинність. Тому оформлювати його чи ні (із проставлянням підпису в пунктах призначень, до яких відбуває працівник), роботодавець вирішує самостійно. Якщо такий документ не буде оформлений, це не порушує закон.

З іншого боку, слід враховувати те, що:

1) працівник виконує обов’язки водія. А для водіїв встановлені спеціальні норми робочого часу.  Про це читайте тут.

Порядок визначення робочого часу водіїв визначено Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Мінтранспорту від 07.06.2010 р. №340. Зокрема, ним визначено час, що входить до робочого часу водіїв, порядок визначення графіка змінності, змінного часу, перерв, міжзмінного відпочинку та багато інших питань. Робочий час водія обліковується на основі табеля обліку використання робочого часу.

Як і в інших працівників, робочий час водіїв не може перевищувати 40 годин на тиждень (години, відпрацьовані понад норму встановленого водію робочого часу, оплачуються як наднормові).

Таким чином, якщо водій працює за іншим графіком роботи, ніж саме підприємство, для нього слід створити індивідуальний графік, із урахуванням норм цього Положення. Саме за цим графіком водій має працювати, зокрема, і під час службових поїздок, і саме за цим графіком (якщо водій його дотримується), він має і табелюватися. Усі відхилення від графіка мають фіксуватися окремими наказами керівника підприємства.

Зверніть увагу: згідно з п. 2.4 Положення №340 у разі підсумованого обліку  робочого  часу  водія  нормальна тривалість робочого дня (зміни) не може перевищувати 10 годин.

Якщо нормальна  тривалість  робочого  дня   охоплює   тривалі простої,  очікування  у  ТЗ  чи  на  робочому місці або якщо водію необхідно дати змогу доїхати  до  відповідного  місця  відпочинку, тривалість робочого дня (зміни) може бути збільшена до 12 годин за умови, що час керування протягом дня (зміни) не перевищує 9 годин!

Навіть, якщо водію буде встановлено ненормований робочий день, вести облік відпрацьованих ним годин потрібно.

2) Навіть якщо працівнику встановлено індивідуальний графік роботи або ненормований робочий день (який, до речі, теж треба прописати наказом по підприємству), він зберігає право на щотижневі вихідні дні. Про це ми докладно писали тут.

Тому графік його роботи під час відрядження слід побудувати таким чином, щоб він мало того, щоб працював не більше, ніж передбачено законодавством, а ще і мав щотижня вихідні дні.

Що стосується табелювання, то слід пам’ятати наступне. Згідно з листом Держстату від 12.01.2012 р. №9/4-10/9, типова форма №П-5 "Табель обліку використання робочого часу" була створена як рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці. На практиці табель використовується також для інших цілей.

Тому підприємство за необхідності має право застосовувати й іншу форму табеля, але при цьому обов'язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.

Робочі дні перебування працівника у службових відрядженнях можуть зазначатися в табелі таким чином:

• у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи працівника під час відрядження, визначеним керівником підприємства,
• у другому рядку - умовні позначення перебування у відрядженні "ВД".

Позначення в табелі вихідних (святкових) днів, які припадають на період службового відрядження, здійснюється у звичайному порядку – визначатимуться вони, знову ж таки, за наказом по підприємству, зокрема, про відрядження. Як бути, якщо у такі вихідні працівник працював, читайте тут.

Наприклад, якщо протягом жовтня директор перебував у відрядженні 24 календарні дні, наказом про відрядження повинно бути визначено, скільки годин і у які дні такого відрядження він працював, коли у нього були вихідні дні.

У жовтні був ще і 1 святковий день (14 жовтня). Якщо за наказом директор в цей день теж працював, то він має право або на інший день відпочинку, або на подвійну оплату праці в цей день. Докладніше про це читайте тут.

Але, пам’ятайте, що залучати працівника до роботи у святкові (неробочі) та вихідні можна, якщо є поважна причина. Зокрема, для водіїв таке можливо у випадку, якщо зупинення роботи неможливо через виробничо-технічні умови  (безперервно  діючі  підприємства), а також  у зв'язку зі здійсненням робіт, пов'язаних з необхідністю обслуговування населення і виконання ремонтних та вантажно-розвантажувальних робіт.