Відрядження чи роз'їзний (пересувний) характер на транспортному підприємстві

Запитання:

Приватне транспортне підприємство надає послуги з перевезення зерна сільгосппідприємствам. За попередньою домовленістю з сільгосппідприємством менеджер перевізника дає вказівку водієві в телефонному режимі, куди йому їхати під завантаження. Щодня автомобіль може обслуговувати різні сільгосппідприємства, не повертаючись на паркування до транспортного підприємства. Чи можна зробити загальний наказ про відрядження водія на місяць, за яким відрядити його одночасно на всі сільгосппідприємства, з якими є договори та видати йому аванс, а після закінчення місяця отримати від водія один авансовий звіт? 

Відповідь:

Відповідно до абз. 2 п. 3.7 Правил № 363, у разі масових перевезень сільськогосподарських вантажів для їх переробки або у місця довгострокового зберігання, замовник повинен додати до заявки погоджений з перевізником графік виконання перевезень із зазначенням добового або середньодобового обсягу перевезень, а також початку і кінця роботи змін. Таким чином, у транспортного підприємства повинен бути графік перевезень, згідно з яким воно і визначає, куди відряджати водіїв.

У п. 6.2 Положення № 340 зазначено, що облік робочого часу водіїв здійснюється на підставі табеля обліку використання робочого часу. Перевізник, який використовує водіїв за наймом, щомісяця:

• складає графік змінності водіїв;
• веде відомість обліку робочого часу та відпочинку водія (додаток 2), в якій щодо кожної робочої зміни зазначаються планові та фактичні дані щодо маршруту, початок та кінець робочої зміни.

Водій, що керує транспортним засобом, який не обладнаний тахографом, веде індивідуальну контрольну книжку водія (додаток 3). Використання тахографів регламентоване Інструкцією № 385.

Таким чином, обидва підприємства – і замовник, і перевізник повинні відрегулювати правильний та своєчасний облік замовлень та час роботи водіїв. При цьому у разі направлення водіїв у відрядження транспортне підприємство буде забезпечено інформацією про напрямок такого відрядження, щоб скласти відповідний наказ у довільній формі. Як правило, у наказі зазначається пункт призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строк та мета відрядження.

Керівник автомобільного перевізника може видати загальний наказ на відрядження водія із обов’язковим зазначенням у ньому (крім, пунктів призначення та мети відрядження):

• назви кожного сільгосппідприємства, на яке відряджається водій, на підставі укладених договорів;
• строку відрядження на кожному – на підставі графіку виконання перевезень.

Відповідно до наказів про відрядження водіям виплачуються добові витрати.

За порушення режимів праці та відпочинку водіям ТЗ нормами абз. 8 ч. 1 ст. 60 Закону №2344 передбачений штраф у розмірі 20 НМДГ (340 грн).

Щодо відміток у товарно-транспортній накладній, то її форма (в редакції, чинній на сьогодні) не містить розділів щодо робочого часу водія. Тому ТТН має використовується лише за призначенням, встановленим Правилами №363. 

Щодо добових

Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. При відрядженні працівника строком на один день або в місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

За нормою, встановленою абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України.

Сума добових визначається в разі відрядження у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (абз. 8 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ) За відсутності наказу на відрядження добові витрати не виплачуються.

Розмір добових витрат встановлюється підприємством самостійно та закріплюється у загальному наказі керівника по підприємству (в цьому разі встановлюється розмір добових для всіх працівників загалом, в тому числі добові можуть бути диференційовані залежно від посади)  або у кожному наказі на відрядження встановлюється індивідуальний розмір добових для кожного працівника. Також можливо встановити розмір добових і у більшій сумі, ніж визначена нормами ПКУ.

З метою оподаткування добових застосовуються правила пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо добові не перевищують розміру, встановленого цим підпунктом, вони не оподатковуються ПДФО та військовим збором. Якщо перевищують – то сума перевищення оподатковується як надміру витрачені підзвітні кошти.

Мінфін у листі від 16.02.2017 р. №31-08030-16-10/4313 повідомляє, що рішення про оформлення поїздки працівника як службового відрядження у кожному конкретному випадку приймається керівником, виходячи з посадових обов'язків такого працівника, мети та завдань поїздки тощо.

Щодо надбавки за роз'їзний (пересувний) характер

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, можуть не вважаютися відрядженнями, якщо це передбачено колективним договором або трудовим договором (контрактом) між працівником і роботодавцем.

Надбавки за роз'їзний характер роботи автомобільні перевізники встановлюють самостійно, у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником. Це передбачено у п. 1 Постанови Кабміну № 490.

Відповідно до п. 2 Постанови №490 граничні розміри надбавок працівникам за день не можуть перевищувати граничні норми витрат, установлених Кабміном для відряджень у межах України. На сьогодні чинною є Постанова Кабміну №98. Однак її норми є обов’язковими лише для бюджетних організацій. Для всіх інших суб’єктів граничні норми добових витрат законодавчо не встановлені, про що ми писали вище, а нормами ПКУ встановлено лише їх неоподатковуваний розмір. Тому можна дійти висновку, що для приватних підприємств граничного розміру такої надбавки не існує.

Щодо утримання ПДФО та ВЗ

За нормою, встановленою абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу не включаються добові витрати у межах, встановлених цим підпунктом.

Раніше ДПАУ в листі від 21.05.2007 р. №4890/6/17-0716, №10029/7/17-0717 роз'яснювала, що за умови визначення у колективному договорі, трудовому договорі (контракті) службових поїздок працівників, робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, відрядженням надбавки до тарифних ставок і посадових окладів таких працівників, що виплачуються у розмірах, передбачених колективними договорами або за погодженням із замовником, але не вище граничних норм витрат, понесених у зв'язку з відрядженням (зокрема, добових витрат), установлених постановою Кабміну, не розглядатимуться як об'єкт оподаткування ПДФО.

ДФС у Київській області в листі від 17.11.2015 р. №3028/10/10-36 повідомляє, що нормами ПКУ, зокрема ст. 14, не визначено значення категорії «Роз'їзний характер робіт». Тому посилаючись на визначення додаткової заробітної плати, наведеного в ст. 2 Закону про оплату праці та  пп. 164.2.1 ПКУ, податковий орган констатує, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту).

ДФС у "ЗІР" (категорія 103.02) на запитання: «Чи обкладаються ПДФО доплати (надбавки) до посадових окладів працівників за роз'їзний (пересувний) характер роботи, якщо такі доплати (надбавки) передбачені трудовим або колективним договором?» також повідомляє, що з метою оподаткування ПДФО доплати (надбавки) до посадових окладів працівників за роз'їзний (пересувний) характер роботи, у розмірах, передбачених трудовим або колективним договором, включаються до складу заробітної плати та оподатковуються у її складі ПДФО відповідно до пп. 164.2.1 ПКУ за ставкою 18%. Однак відповідно до п. 3.16 Інструкції №5 надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер є виплатами, що не належать до фонду оплати праці.

Крім того, нормами пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ передбачено, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 ПКУ) у вигляді вартості використання житла, інших об'єктів матеріального або нематеріального майна, що належать роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, крім випадків, коли таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору або відповідно до закону в установлених ними межах.

Додатково до винятків, передбачених пп. «а»  пп. 164.2.17 ПКУ, не вважаються додатковим благом платника податку доходи, одержані у формі та розмірах, що підлягають включенню роботодавцем до собівартості реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг.

Відповідно до пп. 26 - пп. 29 Методичних рекомендацій № 65, надбавки до тарифних ставок і посадових окладів працівникам транспорту, робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний характер, за кожну добу з моменту виїзду до моменту повернення на підприємство замість добових належать до елементу «Інші операційні витрати», які включаються у собівартість перевезень та не враховані в попередніх елементах витрат.

Отже, є всі підстави суму надбавки за роз'їзний характер за кожну добу замість добових, нараховану водію, не оподатковувати ПДФО згідно з пп. 164.2.17 ПКУ (а не за пп. 170.1.9 ПКУ). Ми рекомендуємо отримати від податківців ІПК з питання оподаткування надбавки за роз’їзний характер роботи. Крім цього, існує ризик нарахування ЄСВ – саме через невизначеність розміру надбавки для приватних підприємств.

Щодо видачі аванса на відрядження

ДФС в ІПК від 05.12.2018 р. №5104/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та від 27.10.2017 р. №2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК з урахуванням висновків викладених у постанові Харківського окружного адміністративного суду від 27.06.2017 р. по справі №820/1871/17 повідомляє, що не є доходом у вигляді додаткового блага платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат. Отже, видача авансу на відрядження не є обов’язковою умовою.

Щодо включення добових витрат водіїв до складу витрат підприємства

Починаючи з 01.01.2015 року відповідно до пп. 44.2 ПКУ для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування. Будь-яких коригувань фінрезультату на суми добових витрат працівників у ПКУ не передбачено, тож добові витрати включаються до собівартості транспортних послуг.

Висновки:

1. Транспортному підприємству потрібно впорядкувати обмін інформацією із замовниками таким чином, щоб воно мало змогу належним чином видавати наказ про відрядження водія, щонайпізніше перед початком відрядження, а також вести облік роботи водіїв;
2. Транспортне підприємство може обрати одну з двох альтернатив – або виплачувати водіям добові, що звільнені від оподаткування у розмірі, встановленому пп. 170.9.1 ПКУ, або встановити надбавку за роз’їзний характер роботи, яка не оподатковується ПДФО на підставі пп. 164.2.17 ПКУ.