Чи підтверджує витрати у відрядженні електронний залізничний квиток?

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту.

Факт понесення витрат на придбання квитка підтверджується оригіналом розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі. Це може бути сам квиток як проїзний документ, платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера.

Розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених Законом про РРО, і зареєстрований у встановленому порядку РРО або заповнений вручну – це встановлено ст. 2 Закону про РРО.

Отже, до розрахункових документів відносяться і самі квитки:

• паперові квитки на усі види транспорту;
• електронні залізничні квитки, форма яких встановлена законодавчо – про це далі.

У разі, коли відряджений працівник скористався залізничним транспортом, то в разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

• роздрукований на паперовому носії посадочний документ (як правило, у таких роздруківках зазначається, що роздрукований документ є посадочним документом);
• у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
• у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

При поверненні електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до авансового звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.

Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.

Порядком №331/137встановлено форму та зміст паперового та електронного проїзного (перевізного) документа на залізничному транспорті. З цієї причини електронний залізничний квиток одночасно є і розрахунковим документом – його придбання не потрібно додатково підтверджувати платіжним дорученням, розрахунковим чеком, касовим чеком, розрахунковою квитанцією, випискою з карткового рахунку, квитанцією до прибуткового касового ордера.