Чи можна видати додаткові кошти до завершення відрядження?

Оскільки це питання не врегульовано нормами ПКУ, можна скористатися Інструкцією №59 як допоміжним (довідковим) документом.

Пунктом 10 розділу II Інструкції №59 передбачено, що з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні з не залежних від працівника причин за наявності підтвердних документів в оригіналі.

Рішення про продовження строку відрядження керівник ухвалює після прибуття працівника, що відряджається, до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки. Оформити таке рішення слід відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства (див. також лист Мінфіну від 14.03.2011 р. №31-18030-07-10/6681).

Проте ми радимо керівникові прийняти рішення про продовження терміну відрядження до повернення працівника. Тобто спочатку видати наказ про продовження відрядження у зв'язку з виробничою необхідністю, а потім повідомити працівника про наявність такого наказу.

Щодо виданих раніше коштів на відрядження зазначимо: згідно з пп. 2.11 Положення №637 «Видача відповідній особі готівкових коштів під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми».

А відповідно до ст. 1 Указу №436/95 «за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів» підприємству загрожує штраф «у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум». Але чи матиме тут місце правопорушення?

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, у загальному випадку працівник повинен подати особисто до закінчення п'ятого банківського дня, який настає за днем, в якому платник податків завершує таке відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ).

Оскільки відрядження продовжується, працівник зможе відзвітувати за отриманий раніше аванс на відрядження тільки після його завершення.

Разом з тим відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення у порядку і розмірах, встановлюваних законодавством. Отже, працівник у відрядженні повинен бути забезпечений усіма необхідними коштами. Проте досилання коштів як нового авансу після того, як працівник виїхав у відрядження з уже виданим авансом, — операція сумнівна та штрафонебезпечна.

У ситуації, що виникла, можна порадити таке.

1. Згідно з п. 3 р. II Інструкції №59 працівникові, що відряджається, на його прохання за рахунок підприємства може бути переказана заробітна плата поштою, або така зарплата може бути перерахована у безготівковій формі на відповідний рахунок із застосуванням платіжних карток. Таким чином, працівник може витратити у відрядженні власні кошти, а після повернення з відрядження отримати компенсацію після подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження та під звіт.

2. Якщо підприємство відрядило працівника з корпоративною платіжною карткою, то можна просто її поповнити. Повернувшись із відрядження, працівник надасть звіт про використання коштів з такої картки.