У який термін слід скласти авансовий звіт при використанні корпоративних платіжних карток?

Зняття коштів з рахунка підприємства за допомогою корпоративної платіжної картки, або безготівкові розрахунки за допомогою КПК  прирівнюється до отримання під звіт знятих чи витрачених коштів.

Відповідно до п. 20 Положення №148 працівники підприємства  – держателі КПК, які одержали готівку з рахунку із застосуванням КПК, використовують її за призначенням (тобто на господарські витрати) без оприбуткування в касі. Такі працівники подають до бухгалтерії установи/підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб нормами п. 170.9 ПКУ, а також одночасно з цим подають документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Оприбуткування у касі коштів, отриманих від працівників як повернення невитрачених підзвітних коштів, здійснюється на підставі прибуткового касового ордера (за формою, затвердженою  Положенням №148) із зазначенням кореспондуючого субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами». 

Зняття готівки в банкоматі прирівнюється до видачі підзвітних коштів: Дт 372 Кт 313. 

Повернення невикористаних підзвітних коштів у касу разом з авансовим звітом, до якого додається чек банкомата, відображається записом Дт 301 Кт 372.

Строки подання авансового звіту та невитраченого залишку готівки встановлені пп. 170.9.2 ПКУ: до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку (працівник – держатель КПК) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи (підприємства), що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання авансового звіту.

У пп. 170.9.3 ПКУ зазначено, що дія цього пункту поширюється також на витрати, пов'язані з  виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням КПК, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.  Але звертаємо увагу, що у пп. 170.9.3 ПКУ встановлені інші строки звітування та повернення невитрачених коштів при використанні КПК (три, десять або двадцять банківських днів), але ці строки застосовуються тільки  при відрядженні.

Отже, в будь-якому разі як при знятті готівки, так при безготівковому розрахунку за допомогою КПК  авансовий звіт подається та повертається залишок знятої, але не витраченої  готівки до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник – держатель КПК завершує виконання доручених йому розрахунків.