У відрядження з особистою гривневою карткою: за яким курсом визнавати витрати?

Картки міжнародних платіжних систем дозволяють проводити розрахунки за кордоном, не маючи фактично валюти на рахунку. Тобто без фактичного використання валюти, відкриття валютного рахунку, підприємство може відправити свого працівника за кордон. У бухобліку підприємств в цьому разі відсутній такий об’єкт обліку як «валюта». І перший та єдиний валютний об’єкт, який є, це підтверджуючі документи, які привезла з собою підзвітна особа із відрядження.

Зауважимо,  що якби у закордонне відрядження працівника було відправлено з валютною карткою, витрати за відрядженням за кордон визначали б так: маючи виписку банку за картрахунком, витрати на відрядження визнавали б на дату затвердження авансового звіту за курсами НБУ, що діяли на дати списання  коштів з картрахунку (тобто проведення безготівкових розрахунків за допомогою картки або зняття готівки в банкоматі). 

Проте вся особливість ситуації в тому, що працівник, який відряджається, розраховується гривневою особистою  карткою. Тому рух коштів за картрахунком буде в гривні (у виписці банку фігуруватимуть гривневі суми). Але як же тоді бути, якщо до авансового звіту працівник додав рахунок за проживання в рублях? У такому разі суму витрат на проживання визначають (рублі перераховують) за курсом НБУ на  дату затвердження авансового звіту. Різниця, яка при цьому виникає, фактично є конвертаційними, тобто банківськими витратами самого працівника, які не є його витратами на відрядження.

Якщо йдеться про  ситуацію, коли працівник поїхав із власною/особистою гривневою платіжною карткою і фактично він витратив в гривні більше, ніж облікувалося відрядження за рахунком курсу НБУ на дату затвердження звіту, то постає питання: чи має підприємство компенсувати йому різницю? На перший погляд можна стверджувати, що  так. Проте,  якщо звернутися  до пп. 170.9.1 ПКУ, який регламентує можливість компенсувати без ПДФО витрати на відрядження, то він не передбачає такої компенсації. Адже сплачуючи банківські витрати працівникові за особистою/власною карткою, ми фактично формуємо для такого працівника оподатковуваний дохід.

Отже, використання для обліку суми, фактично списаної з гривневого особистого банківського рахунку, призводить до появи ризику нарахування ПДФО та ВЗ. Тому бажано використовувати для розрахунків корпоративні платіжні картки, адже при правильному обліку і витрати, обраховані за курсом НБУ, і «банківська» різниця не підлягають оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Загальна сума витрат включається до витрат підприємства.