Відображення інформації про тимчасового прийнятого працівника у звіті з ЄСВ та формі №1ДФ

Відображення в звіті з ЄСВ інформації про працівницю, якій надано декретну відпустку

У такому випадку у таблиці 5 звіту з ЄСВ у місяці початку відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами зазначається інформація про таку працівницю з кодом 5 з відображенням дати початку такої відпустки (а саме: число двома цифрами, наприклад, 29). В звіті за місяць інформація про закінчення такого виду відпустки теж зазначається з кодом 5 з датою закінчення (в тому ж форматі).

При відображенні допомоги по вагітності та пологах у звіті з ЄСВ слід пам'ятати про порядок нарахування ЄСВ при нарахуванні такої допомоги. Відповідно до пп. 1 п. 3 розд. ІV Інструкції №449 нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами і отримують допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами, здійснюється за кожен місяць окремо таким чином:

1) визначається середньоденний розмір допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами шляхом ділення нарахованої суми такої допомоги на кількість днів, за які вона нарахована;

2) визначається сума допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами, що припадає на кожен місяць окремо, шляхом множення середньоденного розміру такої допомоги на кількість календарних днів кожного місяця, за які вона нарахована;

3) визначається сума ЄСВ для роботодавця шляхом множення розрахованої суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами за кожен місяць окремо на розмір ЄСВ для зазначеної категорії платників (22% або 8,41, якщо працівниця — інвалід).

Детальніше про це тут:

- Особливості подання звіту з ЄСВ при нарахуванні декретних,

- Розраховуємо і відображаємо декретні у звітності.

Зверніть увагу: сума нарахованої допомоги у зв'язку із вагітністю та пологами за останній місяць відпуски може бути менша за розмір мінімальної заробітної плати, яка діятиме в цьому місяці. Але у періоді нарахування декретних ЄСВ донараховувати до мінімального страхового внеску не потрібно (див. лист ДФСУ від 29.01.2016 р. №1394/5/99-99-17-03-03-16).

Штатна кількість працівників

Податківці у підкатегорії 301.04.01 ЗІР вказали, що при заповненні реквізиту «Штатна чисельність працівників» таблиці 1 звіту з ЄСВ  враховуються, як працівники, які перебувають у відпустці у зв'язку вагітністю та пологами (по догляду за дитиною), так і інші особи, працевлаштовані на їх місця.

В опису форми звіту з ЄСВ щодо зазначення у Таблиці 6 кількості днів перебування у трудових відносинах, фахівці ПФУ свого часу роз’яснювали:

• реквізит 15 заповнюється одним значенням в одному рядку, що відповідає звітному. За наявності декількох рядків по одній застрахованій особі реквізит 15 зазначається лише в одному, а саме в тому, у якому зазначаються дані про суми заробітної плати (за їх наявності);
• реквізит 15 не може зазначатися у звітному місяці за майбутні та минулі звітні періоди, за виключенням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і випадків поновлення на роботі особи за рішенням суду.

Отже цю інформацію можна зазначити наперед, у звіті за місяць, у якому відображається допомога з вагітності та пологів. В такому випадку, в місяцях, коли працівниця перебуватиме в цій відпустці, цей реквізит заповнювати не потрібно. Але якщо при заповненні такого звіту роботодавець зазначить дані про кількість днів перебування у трудових відносинах тільки за місяць, за який складено такий звіт (за майбутні місяці ні), то цю інформацію слід буде зазначати в звітах за наступні звітні періоди.   

Щодо відображення в звіті з ЄСВ інформації про тимчасово прийнятого працівника

Для відображення в звіті з ЄСВ новоприйнятого працівника потрібно у таблицю 5 звіту з ЄСВ за місяць укладання трудового договору включити інформацію за таким працівником з кодом «1» у графі 7 таблиці 5. У графі 8 таблиці 5  потрібно проставити «0». Решта даних про такого працівника слід відображати у звичайному порядку.  

Щодо відображення в формі №1ДФ.

Дані про надання працівниці декретної відпустки в формі №1ДФ не відображаються.

Допомога з вагітності та пологів відображатиметься в цьому звіті з ознакою доходу «128».

А щодо новоприйнятого працівника у звітному періоді (кварталі) його прийняття слід зазначити дату початку трудових відносин (графа 6, формат запису дд/мм/рррр, наприклад, 29.10.2016 р.).

Зверніть увагу: в реквізиті цього звіту «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» слід зазначити кількість працівників юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи, які працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному кварталі та яким нараховано дохід. Якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалась у зв'язку із прийняттям та звільненням з місця роботи, то в реквізиті "Працювало за трудовими договорами" зазначається максимальна кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом звітного кварталу. Про це можна прочитати тут.

Отже, при визначенні кількості працівників слід враховувати як декретницю, так і новоприйнятого працівника (а не середню кількість працівників).