Підписання звітності директором під час лікарняного (аудіоверсія)

Законодавче обґрунтування заборони використання не свого КЕП 

Відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», користувачі електронних довірчих послуг зобов’язані:

• забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа;
• невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа;
• надавати достовірну інформацію, необхідну для отримання електронних довірчих послуг;
• своєчасно здійснювати оплату за електронні довірчі послуги, якщо така оплата передбачена договором між надавачем та користувачем електронних довірчих послуг;
• своєчасно надавати надавачу електронних довірчих послуг інформацію про зміну ідентифікаційних даних, які містить сертифікат відкритого ключа;
• не використовувати особистий ключ у разі його компрометації, а також у разі скасування або блокування сертифіката відкритого ключа.

Виходячи з вище викладеного, бухгалтер не має права використовувати КЕП (кваліфікований електронний підпис) директора. Це є порушенням законодавства про електронні довірчі послуги, оскільки КЕП є особистим підписом конкретної особи, і передача його іншим особам (навіть за згодою) заборонена.

Трактування ситуації контролюючими органами

Згідно із чинним законодавством, підписувач зобов’язаний забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа.

Якщо бухгалтер підписуватиме звітність ключем директора, поки той офіційно перебуває на лікарняному, це може призвести до:

• визнання звітності неподаною (через підписання особою, яка фактично не могла виконувати обов'язки);
• адміністративної відповідальності; компрометації ключа (після чого його потрібно буде анулювати).

Варто зауважити, що підписання директором робочих документів під час тимчасової непрацездатності свідчить про фактичне виконання посадових обов'язків. Це створює підстави для відмови Пенсійного фонду України в оплаті лікарняного (або вимоги повернути кошти) через порушення режиму лікування.

Законний алгоритм дій 

Якщо директор тимчасово відсутній, право підпису має бути делеговане іншій особі (наприклад, заступнику або іншому працівнику, зокрема й бухгалтеру). На підприємстві має бути наказ про призначення особи, яка виконуватиме обов'язки директора на час його хвороби.

Тимчасовий виконувач обов'язків повинен отримати власний окремий КЕП як посадова особа підприємства. Щоб ця особа могла підписувати електронну звітність, необхідно подати до Державної податкової служби  Повідомлення про надання інформації щодо КЕП. У цьому повідомленні для уповноваженої особи зазначається тип підпису «Директор».

Порядок підписання звітності:

• першим — КЕП головного бухгалтера;
• другим — КЕП особи, зазначеної в Повідомленні з типом «Директор» (в. о.);
• третім — електронна печатка підприємства (за наявності). 

Щодо підписання банківських документів, процедура аналогічна: необхідно надати банку документи, що підтверджують повноваження особи, яка заміщує директора (наказ, витяг з протоколу). Ця посадова особа повинна мати власний КЕП, який реєструється в банківській системі як підпис особи з правом першого підпису на період відсутності керівника.

Висновки

• Користувачі електронних довірчих послуг зобов’язані: забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа; невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа;
• Використання не свого кваліфікованого електронного підпису є порушенням законодавства про електронні довірчі послуги, оскільки КЕП є особистим підписом конкретної особи, і передача його іншим особам (навіть за згодою) заборонена;
• Якщо директор тимчасово відсутній, право підпису має бути делеговане іншій особі (наприклад, заступнику або іншому працівнику, зокрема й бухгалтеру). На підприємстві має бути наказ про призначення особи, яка виконуватиме обов'язки директора на час його хвороби.