Коротка відповідь
Для компенсації витрат на пальне працівнику неприбуткової організації (НПО), який використовує власне авто у відрядженні, необхідно підтвердити зв'язок поїздки зі статутною діяльністю та правильно оформити пакет документів. Якщо використання авто оформлено лише наказом (без договору оренди чи позички), така компенсація оподатковується як додаткове благо (ПДФО 18% та військовий збір 5%).
Перелік необхідних документів
Для підтвердження витрат та обґрунтування їхнього зв’язку з діяльністю НПО необхідні:
1. Наказ про відрядження — обов’язковий документ, у якому зазначаються мета (має відповідати статутним цілям НПО), місце, термін відрядження, маршрут та використання власного автомобіля (пп. 170.9.1 ПКУ);
2. Чеки АЗС (оригінали) — підтверджують факт придбання, вартість та кількість пального (ст. 3 Закону про РРО);
3. Подорожній (маршрутний) лист — документ довільної форми, розроблений підприємством, що містить дані про пробіг, маршрут та підтверджує фактичне використання пального для службових цілей (ст. 9 Закону про бухоблік);
4. Виписка з карткового рахунку — якщо працівник розраховувався особистою карткою, вона підтверджує факт здійснення платежу (пп. 170.9.2 ПКУ);
5. Звіт про виконання службового завдання — підтверджує, що мета відрядження була досягнута в межах статутної діяльності НПО (Консультація Дт-Кт).
Важливі нюанси оподаткування
Без договору оренди/позички
Компенсація вартості пального на підставі лише наказу вважається додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ).
ПДФО
18% (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512, якщо компенсація негрошова, або без нього, якщо виплачуються кошти).
Військовий збір
5% (коефіцієнт не застосовується).
З договором оренди або позички
Якщо з працівником укладено договір оренди (нотаріально завірений) або позички, автомобіль набуває статусу службового. У такому разі відшкодування вартості пального не оподатковується, оскільки вважається звичайними витратами на відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ).
Зверніть увагу!
Для неприбуткових організацій критично важливо, щоб мета відрядження чітко відповідала статутним цілям, інакше витрати можуть бути визнані нецільовим використанням коштів, що загрожує втратою статусу неприбутковості (пп. 133.4.2 ПКУ).
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
