Добові у відрядженні за рахунок приймаючої сторони

На основі чинного законодавства, розглянемо дану ситуацію.

Виплата добових

Роботодавець зобов'язаний виплачувати добові своєму працівнику. Оплата витрат приймаючою стороною не звільняє роботодавця (приватне підприємство) від обов'язку, встановленого КЗпП.

Необхідні документи

Одного Наказу та запрошення недостатньо. Роботодавцю потрібно оформити повний пакет документів на відрядження, щоб підтвердити його службовий характер та уникнути податкових ризиків. Запрошення є лише одним із підтвердних документів.

Деталізуємо:

Чи потрібно виплачувати добові?

Так, потрібно. Обов'язок роботодавця виплачувати добові встановлений ст.121 КЗпП. Ця норма є імперативною (обов'язковою) для всіх роботодавців, незалежно від форми власності.

В ній на законодавчому рівні встановлено обов'язок саме роботодавця виплачувати працівнику добові, компенсувати вартість проїзду та проживання. Те, що приймаюча сторона покриває ці витрати, не скасовує обов'язок роботодавця.

Які документи потрібні від роботодавця?

Запрошення від приймаючої сторони є важливим документом, що підтверджує мету та зв'язок відрядження з господарською діяльністю, але воно не замінює внутрішні документи підприємства.

Також необхідно оформити та мати в наявності такий пакет документів:

1) Наказ про відрядження - це основний документ.

У ньому слід зазначити:

• ПІБ та посаду працівника;
• Місце призначення (країна, місто);
• Термін відрядження;
• Мету відрядження (наприклад, проведення переговорів, участь у конференції тощо);
• Можна вказати, що проїзд та проживання забезпечуються приймаючою стороною (на підставі листа-запрошення від [дата, номер]);
• Службове завдання (або кошторис витрат). Навіть, якщо більшість витрат покриває партнер, роботодавець все одно виплачуєте добові, тому потрібно розрахувати їх суму та видати аванс.

Документи, що підтверджують зв'язок відрядження з діяльністю:

• Запрошення від приймаючої сторони (обов'язково);
• Договір з контрагентом (якщо такий є);
• Програма заходу (конференції, семінару тощо);
• Звіт про виконання службового завдання. Після повернення працівник має відзвітувати про досягнення мети відрядження. Це документ довільної форми, який підтверджує, що поїздка мала саме діловий, а не приватний характер;
• Авансовий звіт (за потреби). Працівник зобов'язаний подати авансовий звіт, якщо він використовував готівку понад суму добових або якщо виникає оподатковуваний дохід. Навіть якщо звіт не є обов'язковим, його складання є хорошою практикою для підтвердження відсутності витрат, що підлягають відшкодуванню (окрім добових).

Оцінка ризиків

Ризик невиплати добових:

• Це є порушенням мінімальних державних гарантій в оплаті праці (ст. 265 КЗпП). Під час перевірки Держпраці на роботодавця може бути накладено штраф у розмірі 2 мінімальних заробітних плат за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення.

Ризик неправильного документального оформлення:

• додаткове благо для працівника: якщо витрати на проїзд та проживання, оплачені приймаючою стороною, не будуть належно обґрунтовані як частина ділової поїздки, податкові органи можуть розцінити їх як додаткове благо, отримане працівником. У такому разі виникає обов'язок утримати ПДФО та військовий збір;
• визнання доходом підприємства: сплачені приймаючою стороною суми можуть бути визнані частиною оплати за ваші послуги (роботи), що вплине на об'єкт оподаткування вашого підприємства.

Додаткові рекомендації:

• Договір з партнером: найкращий варіант — укласти договір з приймаючою стороною, де буде чітко прописано, що в рамках співпраці вона бере на себе зобов'язання з організації та оплати проїзду/проживання вашого спеціаліста для виконання конкретного завдання (наприклад, участі у спільному проєкті);
• Зберігайте всі документи: зберігайте лист-запрошення, копії квитків та рахунків з готелю (навіть якщо вони оплачені не роботодавцем), щоб мати повне підтвердження перебування працівника у відрядженні.