С командировки в отпуск: когда представить авансовый отчет?

Сроки, в течение которых работник обязан отчитаться за средства, полученные под отчет на командировку, установлены пп. 170.9.2-170.9.3 НКУ. Поскольку не указано, каким образом работник получил такой аванс, автор не может указать, в какой именно день работник обязан подать авансовый отчет – сроки такой подачи зависят от того, как именно был получен аванс. Если аванс на командировку не выдавался, то, формально, в соответствии с п. 170.9 НКУ, нет и обязанности отчитываться за подотчетные средства. Хотя последний вариант очень не нравится контролирующим органам при проверке. Ведь по командировке должны были быть начислены, как минимум, суммы суточных (если работник не предоставляет других документов, подтверждающих понесенные им во время командировки расходы). По мнению многих налоговиков, если расходы были понесены во время командировки, отчитаться о них нужно также в сроки, установленные пп. 170.9.2-170.9.3 НКУ (хотя такого требования в НКУ нет). 

Поэтому, по мнению автора, работник обязан подать такой отчет, в тех случаях, если это является его обязанностью, в сроки, установленные НКУ. Желательно было бы это сделать до ухода в отпуск. Но, если по графику работы для такого сотрудника, бухгалтерии  и администрации предприятия, суббота и воскресение – выходные дни, то, разумеется, до понедельника никто этот авансовый отчет не примет и не утвердит. А выходить на работу во время отпуска и подавать авансовый отчет – тоже неправильно. 

Виноват в сложившейся ситуации не работник (если он не задержался в командировке без ее продления в законодательно установленном порядке), а работодатель. Именно он должен был утвердить приказами:

- сроки командировки с учетом времени проезда до места командировки и обратно

- сроки отпуска, фактически предоставляемого работнику – причем таким образом, чтобы работник успел отчитаться за командировку. 

Если это не было сделано, именно работодатель (поставив в известность работника) должен сложившуюся ситуацию исправить. Тут возможны два варианта: либо полностью переделать приказ об отпуске работника, установив его начало со вторника, либо отозвать работника из отпуска на один день с правом работника использовать этот день в дальнейшем. Поскольку работник еще не ушел в отпуск, лучше, конечно, применить первый вариант. Так как отзыв работника из ежегодного отпуска, согласно ст. 12 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. №504/96-ВР, разрешается «лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування  майна підприємства з додержанням вимогчастини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством». 

Разумеется, сотруднику изменение сроков отпуска может не понравится. Но нужно учитывать, что п. 170.9 НКУ устанавливает не только сроки подачи отчета о авансах, выданных на командировку. НКУ предусматривает, что если такие сроки будут нарушены (даже при условии подачи в последствии документов, подтверждающих использование полученных авансов, или возврате неиспользованного остатка средств), подотчетные суммы попадут в доход такого сотрудника. И ему нужно будет уплатить за них НДФЛ, который будет удержан из его зарплаты работодателем.