Визначення особи та оплата
Визначення особи, яка заміщатиме директора на час його відсутності, залежить від структури штату підприємства і від рішення самого директора. Так, згідно зі ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників і штатний розпис.
Тож, виконання обов’язків тимчасово відсутнього директора можна покласти на заступника (за його наявності) або іншого працівника підприємства без звільнення її від своєї основної роботи з установленням доплати на умовах, передбачених у колективному договорі.
Якщо у штаті підприємства є заступник директора (чи інший працівник), до посадових обов’язків якого входить виконання обов’язків директора на час його відсутності, то призначати В.О. іншого працівника немає необхідності. Відповідно доплата такій особі за виконання обов’язків директора не проводиться. Якщо обов’язки директора покладаються на працівника, у якого до посадових обов’язків не входить виконання таких обов’язків, то проводиться доплата за ст. 105 КЗпП. Непроведення доплати є порушенням трудового законодавства.
Право підпису
Для того, щоб на час відсутності директора, особа, яка його заміщатиме мала право підпису, то їй його потрібно делегувати.
Директор має право делегувати право підпису
За відсутності заступника та наявнсті у директора права делегувати виконання своїх повноважень іншій особі директор видає наказ про причину свої відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність, мобілізація тощо) й одночасно призначає особу, яка тимчасово виконуватиме його обов’язки в період відсутності. Тож, потрібно прописати в наказі тимчасове покладання обов'язків директора на іншого працівника.
Директор без права делегування підпису
Відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 207 ЦКУ правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.
Довіреність складається в довільній формі з дотриманням вимог ст. 244-250 ЦКУ.
Тобто, щоб особа, яка заміщатиме директора могла представляти інтереси підприємства у правовідносинах з третіми особами потрібно видати їй довіреність. У довіреності слід зазначити період, на який вона видана, а також проставити дату її видачі. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною (ст. 247 ЦКУ).
Також у довіреності необхідно зазначити обсяг повноважень представника директора, а саме, які договори він має право підписувати, які АВР, рахунки та інші документи, звітність.
Якщо ж засновником було включено до ЄДР відомості про інших осіб, окрім директора, то вони можуть діяти від імені підприємства без довіреності.
Звертаємо увагу, якщо Статут не надає директору можливості передати свої повноваження іншій особі, то питання щодо заміни повинне вирішуватися загальними зборами учасників.
Куди і що подавати
Повідомлення Держреєстратора
Повідомляти держреєстратора про те, що функції директора на час його відсутності виконуватиме інша особа (на підставі наказу, довіреності), не потрібно, оскільки до ЄДР вносять відомості про зміну керівника, а в даному випадку директор не змінюється і його повноваження не припиняються, він лише відсутній з поважної причини.
Повідомлення, довідки чи запити в податкову
Про оформлення електронного підпису на В.О. директора потрібно повідомити податковий орган за основним місцем обліку підприємства (п. 3, 4 розд. ІІІ Порядку №557). У цьому випадку до податкової подається повідомлення за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку №557.
КЕП та зразок підпису в банк
Після делегування права підпису на всіх документах має стояти вже підпис ПІБ особи, яка виконуватиме обов’язки. Для цього цій особі потрібно замовити та мати власний КЕП, а для зняття готівки з поточного рахунку в банку оформити додатковий підпис на картці зразків підписів підписантів.
Передавати іншій особі пароль від КЕП директора абсолютно неприпустимо! Як тільки інша людина дізналася пароль КЕП директора, цей КЕП стає скомпрометованим. Тож кожна особа – і директор, і особа, яка його замінює, повинна мати виключно власний КЕП.
Оформлення підпису тимчасово виконуючого обов’язки керівника
У Правилах №1000/5 зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням).
Держпраці у Дніпропетровській області з цього питання зазначила, що визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС №30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю. Таке формулювання суперечить вимогам КЗпП, якими підприємства повинні керуватися при застосуванні норм чинного законодавства.
Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи.
Це означає, що працівник, який виконує обов’язки керівника, обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою, яку займає (наприклад, інженер, бухгалтер тощо), і цю ж посаду слід вказувати під час їх підписання.
Отже, підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення підпису тимчасово виконуючого обов’язки керівника вибрати в такому випадку: чи В.О. директора чи залишити працівника за посадою, яку займає. Адже із цього приводу чинне законодавство обмежень не встановлює.
Також дивіться думку Мінсоцполітики та податківців щодо цього питання:
Увага!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER, а обговорювати їх – у найбільшій групі бухгалтерів на Facebook
Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 99 грн/міс
Передплатити