Відрядження починається одразу після закінчення попереднього: як звітувати за підзвітні кошти?

Запитання: 

Працівник з 10 до 13 жовтня 2018 р. був у відрядженні по Україні (є Наказ від 09.10.2018 р. №27. Він отримав аванс на відрядження. 14 та 15 жовтня - це вихідні дні. Але є наказ від 23.09.2018 р. №25 про закордонне відрядження на цього працівника та на директора з 16 до 23 жовтня. 12 жовтня за цим наказом директор отримав у банку валюту на себе та на працівника, який знаходився у відрядженні.

Чи може працівник зробити звіт про відрядження по Україні від 13 жовтня? У підприємства це вихідний, але ж у робітника цей день вважається робочим? Яким днем має змогу підписати цей звіт директор?

Директор не видав валюту працівнику на відрядження 12 жовтня, коли отримав її з банку. Але 16 жовтня – це вже перший день відрядження за кордон (поїзд відправляється о 7 ранку). Чи міг директор залишити валюту  у касі підприємства до 16 жовтня або отримати сам й передати працівнику? Як правильно оформити касові документи на видачу валюти?

Відрядження по Україні

Відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку (в даному випадку відряджений працівник) завершує таке відрядження. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Тобто працівник повинен подати звіт про своє відрядження по Україні не пізніше 22.10.2018 р., разом із залишком невикористаних підзвітних коштів, якщо такі в нього є. Оскільки зранку 16.10 працівник вирушає у закордонне відрядження, в нього не буде такої можливості.

Порушення строку подання звіту про відрядження тягне за собою оподаткування ПДФО невикористаних підзвітних коштів – за їх наявності. Якщо працівник не має надміру витрачених коштів, та використав повністю аванс на відрядження, ПДФО не нараховується.

Проте для підприємства передбачено штрафну санкцію відповідно до Указу №436: за перевищення  встановлених строків використання виданої під звіт готівки -  у  розмірі 25% виданих під звіт сум. Цей штраф застосовується податківцями під час перевірок.

Щоб уникнути цих наслідків, директор може прийняти від працівника звіт про відрядження саме 13 жовтня. Цей день буде робочим днем для працівника та для директора, з відповідною оплатою. Також вважаємо можливим оформити звіт про відрядження від 16 жовтня, попри те, що о 7-й ранку директор з працівником вирушають у нове відрядження. Фізично вони могли б оформити документи до відправлення поїзда та залишити їх на підприємстві.

Закордонне відрядження

Щодо можливості видачі валюти на наступне відрядження за умови незвітування за попередне відрядження. Згідно з п. 19 Положення №148 звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України, а саме – за нормами п. 170.9 ПКУ.  Подальша видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Звертаємо увагу, що ця норма стосується саме гривневої готівки, тобто грошових знаків національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам'ятні монети, які є платіжними засобами) – п. 3 Положення №148. Готівкової іноземної валюти це не стосується.

Отже, несвоєчасне звітування за попереднє відрядження у гривнях не впливає на можливість видачі авансу на наступне відрядження у валюті.

Застосування готівкової валюти на відрядження регламентовано Правилами №200.

Відповідно до п. 2.1 Правил №200, резиденти-юрособи, фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати. При цьому в контексті операцій з готівковою валютою представницькими витратами вважаються лише витрати на організацію офіційних заходів за кордоном.

Відповідно до п. 8.14 Правил №200 готівкова іноземна валюта, отримана юрособами-резидентами, ФОП та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується винятково з метою, на яку вона отримана. У даному випадку - це відрядження.

Iнформація про наявність та рух готівкової валюти в касі накопичується на субрахунку 302 «Каса в іноземній валюті». За дебетом відображається надходження валюти, за кредитом — видача (виплата) із каси.

Зверніть увагу! Якщо підприємство використовує одночасно декілька валют (долари США, євро тощо), то воно повинно вести окремий облік у розрізі валют. Наприклад, підприємство відкриває субрахунки другого порядку: 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо, або розробляє відповідний аналітичний облік на субрахунку 302.

Валютні операції

Оприбуткування валюти, отриманої з банку, здійснюється на підставі первинних документів. На теперішній час немає нормативного документа, аналогічного Положенню №148, у якому був би докладно описаний порядок документування надходження в касу підприємства готівкової іноземної валюти. Тому беремо до уваги норми ст. 9 Закону про бухоблік та Положення №88.

Для обліку валюти в касі підприємство може:

а) розробити власні форми первинних документів для обліку валюти в касі. При цьому слід врахувати вимоги до реквізитів первинних документів, наведені у ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88;

б) використовувати форми первинних документів, передбачених для обліку національної валюти, що затверджені Положенням №148, але з деякими корективами, додавши до форм позначення відповідної валюти (дол. США, євро тощо). Автор вважає, що при цьому не обов'язково суворо дотримуватися саме тих форм, що затверджені Положенням №148, в них можна вносити зміни. У будь-якому разі доцільно затвердити прийняті форми наказом керівника. Далі прибуткові валютні документи будемо умовно називати прибутковими касовими ордерами (ПКО), а видаткові — відповідно видатковими касовими ордерами (ВКО).

Алгоритм оприбуткування валюти в касі та подальшої видачі (зокрема, на відрядження) може бути таким:

1. Отриману валюту оприбутковують в касі за допомогою ПКО. Прибуткові касові ордери за кожною валютою радимо нумерувати окремо. У даному випадку слід зробити ПКО на всю суму отриманої з банку валюти 12 жовтня. Після цього отримана валюта знаходиться під матеріальною відповідальністю касира, який призначений на цю посаду наказом, та з яким підписано договір про повну матеріальну відповідальність;

2. Такий ПКО слід зареєструвати в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, який рекомендуємо вести окремо за кожною валютою. Утім, через те, що встановленого порядку ведення касових операцій у валюті немає, робити це необов'язково, але це потрібно з метою контролю;

3. При видачі валюти на відрядження слід оформити ВКО на директора та на працівника окремо. Такі ВКО теж варто  зареєструвати у журналі, який потрібно вести з метою контролю за рухом валюти. На думку автора, видачу валюти касир може здійснити 16 жовтня, незважаючи на час відправлення поїзда. Фізично це можна було б зробити перед відправленням;

4. Валютні операції відображають у підсумковому документі руху готівки в касі. За зразок рекомендуємо взяти касову книгу з Положення №148. Також радимо вести окрему книгу за кожною з валют. У касовій книзі зазначають дані про операцію у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією Нацбанку, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954. Знову ж таки, ведення касової книги у валюті законодавством не передбачено, тож цей момент також виключно на розсуд підприємства.

Насамкінець зазначимо, що таку ситуацію можна просто не допускати, залишаючи хоча б один день між двома відрядженнями. Також, за можливості, наказ про друге відрядженням можна створити не як самостійний наказ, а як  продовження наказу про перше відрядження.

Додатково читайте наш матеріал про такі ситуації>>