Українське підприємство, яке планує придбати товар у нерезидента, укладає з ним зовнішньоекономічний договір (контракт), у якому слід визначити порядок постачання, номенклатуру товарів, ціни, порядок розрахунків, реквізити сторін тощо. Такий договір укладається у простій письмовій формі, якщо інше не передбачене міжнародним договором України чи законом (ст. 6 Закону про зовнішньоекономічну діяльність). Окрім договору з нерезидентом, потрібно оформити й інші документи, які підтверджують факт передачі товару від постачальника отримувачу (акт приймання-передачі, інвойс тощо).
Імпортні операції, які здійснюються на умовах відстрочення поставки (коли спочатку перераховується передоплата нерезиденту, а потім нерезидент поставляє оплачений товар), підлягають державному контролю. Згідно зі ст. 2 Закону №185 зазначені операції мають бути завершені протягом 180 к. д. з моменту здійснення передплати на користь нерезидента. Протягом цього строку передоплачений товар має бути ввезений в Україну або нерезидент має повернути сплачені кошти.
Згідно із п. 3.3 Інструкції про порядок здійснення контролю за експортними, імпортними операціями, затвердженої постановою Правління НБУ від 24.03.99 р. № 136, банк знімає з контролю операцію резидента в разі імпорту товару з увезенням його на територію України:
- після отримання інформації про цю операцію в реєстрі митних декларацій (типу IM-40 "Імпорт", IM-41 "Реімпорт", IM-72 "Безмитна торгівля", IM-75 "Відмова на користь держави", IM-76 "Знищення або руйнування") - якщо для митного оформлення продукції використовується МД;
- пред’явлення резидентом документа (крім МД), який використовується для митного оформлення продукції, – якщо для митного оформлення продукції не використовується МД;
- пред’явлення резидентом акта, рахунка (інвойсу) або іншого документа, який згідно з умовами договору засвідчує виконання нерезидентом робіт, надання послуг, передачу прав інтелектуальної власності та інших немайнових прав, призначених для продажу (оплатної передачі), – в інших випадках.
Отже, придбання товару може підтверджуватися рахунком (інвойсом), актом приймання-передачі, іншим документом, передбаченим ЗЕД-контрактом (зокрема, накладною).
Збільшення вартості товару за рахунок його транспортування та оплати брокерських послуг підтверджується відповідними актами.
Копії первинних документів до обліку не приймаються.
Таким чином, за даними різних документів, в бухобліку сформується первісна вартість імпортованого товару. Загальний зведений документ, в якому формується така собіварість, оформлювати не потрібно.