Новопризначений головбух приймає всі первинні документи за актом

Відзначимо, що чинним законодавством не передбачене обов’язкове оформлення приймання-передачі справ між бухгалтерами. Проте, на нашу думку, це таки бажано робити та оформляти належним чином. Причому такий документ насамперед потрібний не бухгалтерії, а саме керівництву та власникам підприємства, адже відповідальність за організацію бухгалтерського обліку відповідно до Закону про бухоблік несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що керує підприємством.

Водночас, відзначимо, що подібні акти приймання-передачі мають враховувати не всі документи, які є на підприємстві, а лише ті,  строк зберігання яких не закінчився згідно з Переліком,  затвердженим Наказом Мін'юсту від 12.04.2012  р. №578/5.

Отже, що бажано зробити бухгалтеру, який приступає до виконання своїх обов'язків.

Принаймні саме такий підхід наведений у Положенні №59. Водночас зауважимо, цей документ є чинним лише в тих моментах, що не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції та законам України (додатково див. лист Мінфіну від 12.02.2010 р. №31-34000-10-5/3091). Але все ж таки рекомендації Положення можна використовувати для практичного оформлення приймання-передачі справ.

Згідно з Законом про бухоблік, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку і забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), що керує підприємством (п. 3 ст. 8 Закону №996). Таким чином, зміна головбухів не може вплинути на зміну відповідальної за організацію обліку особи і не спричиняє обов’язкової перевірки правильності ведення бухгалтерського і податкового обліку. Проте зазначимо, що хоча відповідальність і лежить на директорі, головний бухгалтер, внаслідок своїх повноважень і обов’язків, забезпечує дотримання правил обліку і контролю за відображенням діяльності підприємства. Саме тому директор є найбільш зацікавленою особою у правильному оформленні приймання-передачі справ при зміні головного бухгалтера.

Аналогічна за змістом норма є і в Положенні №88, згідно з яким відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, за достовірність наведених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Порядком №1588 передбачено обов’язок підприємства повідомити податкові органи про зміну головного бухгалтера (бухгалтера) — за формою №1-ОПП (додаток 6 до Порядку №1588).

Окремої уваги заслуговують нововведення, що стосуються здійснення документообігу по підприємству в електронному вигляді, у т. ч. й складення звітності, ведення бухобліку спеціальними ПЗ, реєстрація податкових накладних тощо.

Таке програмне забезпечення також в окремих випадках потребує електронного підпису головного бухгалтера — при призначенні нового бухгалтера без повідомлення податкових органів це неможливе.

Як ми зазначили вище, при передачі справ оформлюється акт приймання-передачі за вільною формою, в якому за підписами попереднього головного бухгалтера та його наступника (а за потреби, наприклад, у разі відмови від підписання або виникнення суперечок між сторонами - директора або незалежного експерта) відображається перелік переданих документів, стан обліку на підприємстві або навіть висновок про проведену перевірку. Причому у складанні акта та проведенні незалежного аудиту та перевірки в цьому випадку зацікавлені всі:

а) бухгалтер, що звільняється, щоб виправити виявлені порушення та не нести за них відповідальність надалі;

б) бухгалтер, який стає до роботи, щоб уникнути самостійної перевірки результатів роботи попередника чи навіть поновлення обліку та документів;

в) директор підприємства, щоб вчасно виявити та виправити порушення, за які згідно з законодавством він несе відповідальність.

Для правильного та повного оформлення передачі справ треба ретельно підготувати первинну документацію до передачі.

На нашу думку, доцільно зробити прошиті і пропечатані реєстри документів за конкретні періоди, з описом, нумерацією та визначенням загальної кількості. Потім на підставі цих підшивок дуже легко буде відобразити в акті передачу саме первинних документів.

Що стосується відомостей, журналів та інших узагальнюючих даних регістрів, то для передачі вони мають бути в письмовому (або друкованому) вигляді, завірені печаткою та підписами осіб, які їх склали та перевірили. Наявність та кількість таких регістрів встановлюється обліковою політикою та графіком документообігу на підприємстві, а їхня відсутність за конкретний період може свідчити про допущені помилки або навіть неведення обліку.

Якщо облік ведеться за допомогою програмних засобів (зараз важко знайти СГ, який цього не робить), доцільно включити в акт приймання-передачі інформацію про стан інформаційної бази, яка містить облікові дані підприємства. Якщо можливості програми це дозволяють, доцільно унеможливити зміну облікових даних за періоди роботи головбуха, що звільняється.

Звітність, яка була складена й подана попереднім бухгалтером, теж має бути підготовлена до передачі. Адже відсутність такої звітності може призвести до штрафних санкцій за її неподання. Доцільно згрупувати звітність за видами або ж періодами подання в розрізі інстанцій, до яких вона подавалася. До того ж, йдеться про сільгоспвиробника (4 група, ЕП), щодо яких встановлені певні правила у ПКУ.

Так, сільськогосподарські товаровиробники для щорічного підтвердження статусу платника єдиного податку подають до 20 лютого поточного року за переліком, наведеним у пп. 298.8.1 ПКУ. Всі ці документи мають бути або передані, або підтверджено факт їх складення попереднім бухгалтером та/або надання їх фіскальному органу.

Оскільки передачі справ відбувається протягом поточного року, то для підтвердження статусу сільгоспвиробника  часткою сільгоспродукції не менше 75% (пп. 298.8.4 ПКУ), слід перевірити дохід, що отримується таким сільгоспвиробником. Перелік наведений у пп. 298.8.3 ПКУ.

Якщо звітність подається за допомогою засобів електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством, слід подбати про створення архівної копії всієї поданої раніше звітності та зазначити в акті, яким чином передається така копія новому головбуху. Чи роздруковувати всю подану звітність разом з квитанціями, чи задовольнитись електронним архівом  – вирішувати самому СГ.

У разі, якщо під час приймання-передачі документів виявляться розбіжності, які будуть  досить значні, доцільно буде провести незалежний аудит або ж самостійно перевірити стан та результати правильності обліку і складання звітності на підприємстві.

Таким чином, оформлення приймання-передачі справ належним чином проводиться в інтересах нового та старого головних бухгалтерів, а також керівництва підприємства, тому що дозволяє відобразити, які саме документи були передані, та прослідкувати, щоб ці документи були в наявності та належним чином оформлені.

Наостанок додамо, керівник та головний бухгалтер є посадовими особами та несуть відповідальність у відповідності до вимог ст. 130-136 Кодексу законів про працю як посадові особи лише за період перебування на посаді. Те ж саме стосується й адміністративної та кримінальної відповідальності за результатами проведеної фіскальними органами перевірки (додатково див. лист Мінпраці від 02.11.2006 р. №309/13/133-06).