Акти наданих послуг мають складатись з врахуванням специфіки діяльності юрособи

Відповідно до ч. 1 ст. 901 ЦКУ за договором про надання послуг одна сторона (виконавець) зобов'язується за завданням другої сторони (замовника) надати послугу, яка споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності, а замовник зобов'язується оплатити виконавцеві зазначену послугу, якщо інше не встановлено договором. 

При цьому, глава 63 «Послуги. Загальні положення» ЦКУ не вказує на те, яким документом та якого змісту слід оформити результати таких наданих послуг (виконаних робіт) і факт їх приймання замовником.

Відповідно до ч. 1 ст. 526 ЦКУ зобов'язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог - відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться.

Таким чином, якщо договором надання послуг передбачено саме складення акту за результатами наданих послуг, то сторони не можуть відходити від положень договору. Якщо ж договором це не передбачено, при цьому зазначено, що при відсутності претензій сторін договору послуга вважається наданою, і зазначено порядок пред’явлення таких претензій, зобов’язання отримувача оплатити ці послуги виникатиме не на підставі акту, а за умовами договору. 

Водночас, слід звернути увагу, що такий документ як акт наданих послуг (виконаних робіт) є первинним документом для відображення результатів госпоперації у бухгалтерському та податковому обліку. Нагадаємо, цей документ має містити всі вимоги, як визнані обов'язковими ст. 9 Закону про бухоблік. Але на сьогодні типової форми такого первинного документу як акт приймання-передачі наданих послуг не існує. Отже, сторони складають його у довільній формі, дотримуючись при цьому головного правила: зазначення в цьому документі обов’язкових реквізитів первинного документа, а також даних, які передбачені умовами договору. 

Іноді в договорах передбачаються такі форми актів як акт-рахунок (рахунок-фактура). В даному документі одразу зазначається сума до оплати (якщо є можливість визначити оплату наперед або авансом/передоплатою, особливо це для постійних послуг — мобільного зв'язку, інтернету тощо), а також всі відомості, притаманні акту (дані про факт надання послуг в певному обсязі або за певний період). 

Зазначимо, що податківці та фахівці Мінфіну весь час надають суперечливі роз’яснення щодо можливості заміни акту рахунком-фактурою. Тому, якщо це передбачено договором,  рахунок та акт можуть надсилатись одночасно й, при цьому, друкуватись разом на одному аркуші паперу та розділятись лінією відрізу. Акт підписаний виконавцем не повертається останньому, а залишається у замовника. В результаті обидві сторони договору отримують акт з підписами обох сторін, який відображається в бухгалтерському та податковому обліку. 

В ситуації, коли актів складається велика кількість та не завжди є можливість отримати підписаний від замовника акт назад, то в таких актах чи рахунках-актах сторони вказують, що акт складається у двох (можливо - трьох) примірниках, один з яких залишається у виконавця, а другий (чи решта два) направляються замовнику. І у разі неповернення акту з підписом та печаткою замовника, послуги (роботи) вважаються прийнятими без зауважень та у повному обсязі. В такому разі, з юридичної точки зору, з таким договором і наданням послуг за ним все буде гаразд. Однак відсутність акту з підписом з боку замовника може спричинити проблеми при податковій перевірці, адже підписи обох сторін, які складають первинний документ, є обов’язковими реквізитами акту як первинного документу.  

Щодо судової практики, то у подібних випадках, суди (ухвала ВАСУ від 05.07.2016 р. №К/800/51113/15) дотримуються позиції, що документи та інші дані, що спростовують реальність здійснення господарської операції, яка відображена в податковому обліку, повинні оцінюватися фіскальними органами під час перевірок з урахуванням специфіки кожної господарської операції: умов перевезення, зберігання товарів, зміст послуг, що надають тощо. При цьому, наявність або відсутність окремих документів, а так само помилки чи неточності у їх оформленні не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних вбачається, що фактичний рух активів або зміни у власному капіталі чи зобов'язаннях платника податку у зв'язку з його господарською діяльністю мали місце.