При отсутствии подписанных первичных документов для формирования доходов можно пользоваться бухгалтерскими регистрами

В соответствии с п. 44.1 НКУ для целей ведения налогового учета налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании (с учетом ст. 216 ГКУ):

1)первичных документов;

2) регистров бухгалтерского учета¹;

3)финансовой отчетности;

4)других документов, связанных с расчетом и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

¹ Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Субъекты хозяйствования должны обеспечить хранение документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующих органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности. Кроме того, обратите внимание: согласно пп. 139.1.9 в случае утери документов налогоплательщик обязан сообщить в течение 5 календарных дней в орган ГНС и в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения в орган государственной налоговой службы, таможенный орган восстановить утерянные документы.

Пункт 135.2 НКУ устанавливает обязательное наличие первичных документов для определения доходов:

«Доходы определяются на основании первичных документов, подтверждающих получение налогоплательщиком доходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрено правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II настоящего Кодекса».

Таким образом, доход от выполнения работ и предоставления услуг признается по дате составления акта или другого документа, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства. Ключевым здесь является факт подписания акта заказчиком, ведь до тех пор, пока акт не вернется подписанным, исполнитель не знает, принял ли заказчик предоставленные услуги.

Кроме того, в соответствии с абз. 2 п. 137.1, по общему правилу доход от оказания услуг и выполнения работ признается по дате составления акта или другого документа, оформленного в соответствии с требованиями действующего законодательства, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг.

Пункт 138.2 НКУ регламентирует определение расходов на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранение которых предусмотрено правилами ведения бухгалтерского учета. Кроме того, обратите внимание, важной является дата признания таких расходов, ведь на эту дату влияет дата признания доходов согласно п. 138.4 НКУ: расходы будут зависеть от даты признания дохода!

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, основанием для ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозопераций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно по ее окончании. Но в этом случае наши первичные документы не возвращаются или же возвращаются к нам с опозданием. По какой дате включать такие данные в доход в налоговом учете?

В случае когда получение подписанного обеими сторонами акта предоставленных услуг невозможно или происходит с опозданием, стоит воспользоваться п. 44.1 НКУ:

«Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта».

Таким образом, как видим, регистры бухучета, например карточки учета по сч. 36, 70, которые формируются на основании проведенных в учете актов предоставленных услуг (по таким актам должны быть в учете сделаны проводки Д-т 36 К-т 703, Д-т 703 К-т 641, Д-т 703 К-т 791), также могут служить основанием для отражения дохода в налоговом учете субъекта хозяйствования — поставщика. То есть, по сути, только если акт предоставленных услуг отражен в регистре бухучета, только тогда предприятие будет иметь право включить такую сумму и в доходы в налоговом учете. Сам по себе акт, не отраженный в регистрах бухучета, оснований для отражения в налоговом учете дохода не дает. Счет-фактура не является первичным документом, поэтому не может быть основанием для отражения в регистрах бухучета.

При формировании регистров бухучета стоит руководствоваться ч. 4 — 7 ст. 9 Закона о бухучете и разделом 3 Положения №88. Обратите внимание: регистры бухгалтерского учета должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, дающие возможность идентифицировать лиц, принимающих участие в их составлении.

Но тут еще один важный момент, на который необходимо обратить внимание. В ходе проверок налоговики проверяют документальное подтверждения показателей, содержащихся в налоговой отчетности. В соответствии с п. 44.1 НКУ, в случае когда документы утеряны или вообще еще не получены, на момент проверки они должны быть предоставлены проверяющим (если это связано с объектом проверки). Ведь в случае невозможности проведения проверки налогоплательщика из-за отсутствия документов сроки проведения таких проверок переносятся к дате восстановления и предоставления документов (абз. 3 п. 44.5 НКУ). Так что стоит приложить усилия, чтобы документы от контрагентов на момент проверки уже были в наличии.

Обратите внимание еще на следующее: необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков (1095 календарных дней) их хранения влечет за собой штраф в размере 510 грн (ст. 121 НКУ).

Кроме того, существуют еще и административные санкции, которые применяются к руководителям и другим должностным лицам предприятия:

ст. 163-1 КоАП — (10 — 15 н. м. д. г. 170 — 255 грн) — нарушение ведения налогового учета;

ст. 164-2 КоАП — (10 — 20 н. м. д. г. 170 — 340 грн) — нарушение ведения бухгалтерского учета.

Итак, подытожим: если контрагент направляет подписанные акты предоставленных услуг с опозданием или же вообще их не возвращает, в налоговый учет такие операции можно включать на основании бухгалтерских регистров, однако стоит приложить максимум усилий, чтобы на момент проверки такие документы, подписанные контрагентом, уже были на предприятии.