Документування витрат на рекламу у Facebook: формування первинних документів (аудіоверсія)

Витрати на просування продукції, робіт чи послуг у соціальних мережах у бухгалтерському обліку класифікуються як витрати на збут. Відповідно до пп. 19 НП(С)БО 16, витрати на рекламу та дослідження ринку включаються до складу витрат того звітного періоду, в якому вони були фактично здійснені. Для цілей оподаткування прибутку діє загальне правило пп. 44.1 ПКУ, згідно з яким платники податків зобов’язані формувати показники податкової звітності виключно на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Спеціальних податкових різниць для коригування фінансового результату до оподаткування за такими рекламними послугами розділ III ПКУ не передбачає.

Головна практична складність взаємодії з компанією Meta полягає у відсутності звичних двосторонніх актів наданих послуг. Іноземна платформа працює на умовах публічної оферти та формує в рекламному кабінеті лише електронні інвойси або квитанції про транзакції. Як роз’яснило Міністерство фінансів України у листі від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339, рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом лише за умови його повної оплати, підтвердженої відповідним розрахунковим документом. Водночас електронні форми замовлення Meta не містять особистого підпису представника виконавця, що формально не відповідає обов'язковим реквізитам зі ст. 9 Закону №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Для усунення зазначеного ризику підприємству доцільно керуватися положеннями пп. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88. Дана норма дозволяє відображати здійснені господарські операції на підставі внутрішнього первинного документа (самоакта або детальної бухгалтерської довідки), складеного самостійно уповноваженою посадовою особою підприємства. Оформлений внутрішній документ повинен мати всі реквізити первинного документа відповідно до ст. 9 Закону №996-XIV: найменування, дату складання, назву підприємства, зміст і обсяг господарської операції (період трансляції реклами, суму у валюті та гривні), посади, прізвища та підписи відповідальних осіб компанії.

Щоб належним чином обґрунтувати господарську спрямованість витрат та захистити їх під час перевірок контролюючих органів, необхідно сформувати повний пакет підтвердної документації, наприклад:

• Наказ керівника підприємства про проведення рекламної кампанії у Facebook, де зафіксовано мету просування, запланований бюджет, цільову аудиторію та призначено відповідальну особу;
• Електронні квитанції (інвойси), завантажені з розділу білінгу рекламного кабінету Meta Ads Manager, із зазначенням ідентифікатора акаунту компанії та суми зборів;
• Банківську виписку з карткового рахунку підприємства про списання коштів або звіт про використання коштів, виданих під звіт, якщо оплата здійснювалася уповноваженим працівником (із дотриманням норм ст. 170.9 ПКУ);
• Звіти про результативність кампанії з кабінету Meta (статистика показів, взаємодій, переглядів або кліків) разом зі скріншотами рекламних оголошень, що підтверджують безпосередній зв’язок рекламованих товарів із господарською діяльністю;
• Внутрішній самоакт або бухгалтерську довідку, складену наприкінці звітного місяця.

У бухгалтерському обліку такі операції відображаються кореспонденцією рахунків: нарахування вартості отриманих рекламних послуг фіксується за дебетом рахунку 93 «Витрати на збут» та кредитом субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» (або 685 «Розрахунки з іншими дебіторами»). Списання грошових коштів відображається записом Дт 632 (685) Кт 311 (або 372). У разі списання коштів в іноземній валюті визнання витрат і нарахування курсових різниць здійснюються з урахуванням вимог НП(С)БО 21.

Висновки

• За відсутності двосторонніх актів від іноземної платформи підприємство має право самостійно скласти внутрішній первинний документ (самоакт або бухгалтерську довідку) з усіма обов’язковими реквізитами для визнання витрат у бухгалтерському обліку;
• Електронний інвойс із кабінету Meta набуває статусу підтвердного первинного документа для податкових цілей лише за наявності платіжного документа, який засвідчує фактичне здійснення оплати послуг нерезидента;
• Для доведення реальності рекламних послуг та їхнього зв'язку з господарською діяльністю первинні розрахунки слід обов'язково підкріпити наказом керівника, банківською випискою та звітами зі статистикою й скріншотами оголошень із рекламного кабінету.