Коротка відповідь
Для того щоб відшкодувати витрати на таксі в Німеччині без оподаткування, поїздка обов’язково має бути оформлена як службове відрядження. Без належного пакета документів сума відшкодування буде вважатися «додатковим благом» директора, з якого підприємство зобов’язане сплатити ПДФО (18% з коефіцієнтом) та військовий збір (5%).
Ось повний перелік документів, які необхідно оформити:
1. Розпорядчий документ (Основа)
Наказ про відрядження
Це головний документ, що підтверджує службовий характер поїздки. У ньому мають бути зазначені: ПІБ директора, пункт призначення (Німеччина, місто), мета поїздки (наприклад, переговори з партнерами), строк та розмір добових.
Підстава: пп. 170.9.1 ПКУ.
2. Документи, що підтверджують зв’язок із діяльністю
Оскільки відрядження за кордон, податківці вимагають доказів його господарської мети. Це можуть бути:
- Запрошення від приймаючої сторони;
- Копія контракту або договору;
- Листування з партнерами про організацію зустрічі;
- Звіт про виконання службового завдання: Короткий опис результатів поїздки (підписаний директором).
3. Розрахункові документи (Підтвердження витрат)
Чек або квитанція від таксі
Має містити дату, маршрут, вартість та дані перевізника. Якщо документ складений іноземною мовою, на вимогу податкової може знадобитися його переклад.
Виписка з карткового рахунку
Оскільки директор, найімовірніше, розраховувався власною карткою, виписка є обов’язковою для підтвердження факту списання коштів саме ним.
Підстава: пп. 170.9.2 ПКУ.
4. Звітність та відшкодування
Авансовий звіт (Звіт про використання коштів)
Хоча за законом у разі відсутності оподатковуваного доходу він не завжди є обов’язковим, для відшкодування витрат, понесених за власні кошти, директору слід його подати. До звіту додаються оригінал чека та виписка.
Документи про перебування у відрядженні
Оскільки в Німеччині (країна Шенгену) відмітки в паспорті можуть бути відсутні, факт перебування підтверджується транспортними квитками (літак/автобус) або рахунком з готелю.
Важливо про податки
Якщо ви відшкодуєте кошти без наказу та підтвердження зв’язку з бізнесом:
- Сума вважається додатковим благом (пп. 164.2.17 ПКУ);
- ПДФО: 18% (нараховується на суму витрат, помножену на коефіцієнт 1,219512).
- Військовий збір: 5% (від фактичної суми виплати).
Рекомендація
Оформіть наказ про відрядження «заднім числом» (датами, що охоплюють день поїздки в таксі) та попросіть директора надати виписку з банку. Це дозволить провести виплату як законну компенсацію витрат на відрядження, що не оподатковується згідно з пп. 165.1.11 ПКУ.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
