Коротка відповідь
Так, таку видаткову накладну можна прийняти до обліку, за умови, що між вашим підприємством та контрагентом укладено письмову угоду про використання факсиміле. Перевернуте накладання штампа-кліше зазвичай розцінюється як «неістотний недолік», який не позбавляє документ юридичної сили.
Обґрунтування
1. Умови правомірності факсиміле
Згідно з ч. 3 ст. 207 ЦКУ, використання факсимільного відтворення підпису допускається лише у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін. Така згода має містити зразки відповідного аналога власноручних підписів. Якщо такої угоди (або відповідного пункту в основному договорі) немає, документ із факсиміле (навіть рівно поставленим) вважатиметься неналежно оформленим і не може бути підставою для обліку.
2. Неістотність недоліку (перевернутий підпис)
Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.3 Положення №88, неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції. Головна умова — такі недоліки не повинні перешкоджати можливості ідентифікувати:
- особу, яка брала участь у здійсненні операції;
- дату складання документа;
- назву підприємства;
- зміст та обсяг операції.
Оскільки перевернутий відтисок факсиміле все одно дозволяє ідентифікувати підпис директора (візуальна схожість зберігається, просто змінена орієнтація), це вважається технічною помилкою при оформленні, а не відсутністю реквізиту «підпис».
3. Ризики та рекомендації
Податкові перевірки
Податкові органи часто прискіпливо ставляться до первинних документів. Хоча закон на вашому боці, перевернутий підпис може стати приводом для додаткових запитань.
Перевірка повноважень
Факсиміле має право використовувати лише та особа, чий підпис воно відтворює. Передача кліше іншим співробітникам без належного оформлення є ризикованою.
Заборони
Нагадаємо, що факсиміле категорично заборонено використовувати для підписання податкової звітності, податкових накладних, касових та банківських документів (пп. 48.5.1 ПКУ). Для видаткових накладних таких обмежень немає (за наявності угоди).
Висновок
Якщо у вас є письмова згода на факсиміле з цим контрагентом, ви можете приймати таку накладну. Якщо операція велика або контрагент «ризиковий», для уникнення суперечок із ДПС краще попросити перепідписати документ належним чином.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
