Процедура знищення документів регулюється одночасно Податковим кодексом України та законодавством про архівну справу. Необхідно дотримуватися обох наборів вимог і орієнтуватися на найдовший строк зберігання.
Визначення строків зберігання документів
Перш ніж знищувати документи, необхідно переконатися, що мінімальні строки їх зберігання минули. Ці строки визначаються двома основними актами, і застосовувати слід той, що встановлює довший період.
За Податковим кодексом України:
- 1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов'язаних зі сплатою податків, для платників податку на прибуток та юридичних осіб на єдиному податку (пп. 44.3.2 ПКУ).
- 1095 днів (3 роки) — для решти документів, на які поширюються вимоги ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ).
Відлік строку за ПКУ починається з дня подання звітності, для якої використовувалися документи, або з граничного терміну її подання. Важливо, що ці строки були призупинені на період карантину та воєнного стану і їх перебіг відновився з 1 серпня 2023 року.
За Переліком типових документів №578/5:
Цей перелік встановлює мінімальні строки зберігання для різних типів документів, які не можна скорочувати (п. 1.7 Переліку). Відлік строку починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку).
Особливо важливо для документів по зарплаті:
- Документи (відомості, розрахунки) про нарахування заробітної плати зберігаються 75 років;
- Табелі обліку робочого часу, як правило, зберігаються 3 роки, але якщо вони стосуються шкідливих умов праці — 75 років.
Листки непрацездатності зберігаються 3 роки.
Висновок щодо строків: Документи по нарахуванню зарплати за 2014-2021 роки знищувати категорично заборонено, оскільки для них встановлено строк зберігання 75 років. Інші документи (наприклад, деякі первинні документи, що не стосуються зарплати) можна знищувати лише після спливу довшого зі строків, встановлених ПКУ та Переліком №578/5.
Процедура знищення документів
Якщо строк зберігання документів минув, їх знищення відбувається за чітко регламентованою процедурою.
Крок 1. Створення експертної комісії (ЕК)
Керівник підприємства своїм наказом створює постійно діючу експертну комісію для проведення експертизи цінності документів (див. зразок). До складу комісії залучають фахівців структурних підрозділів, бухгалтерії та представників архівної установи (за згодою). Знищувати документи без попередньої експертизи їх цінності заборонено (п. 2.13 Переліку).
Крок 2. Складання Акта про вилучення для знищення документів
На підставі проведеної експертизи комісія складає «Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду». Форма акта наведена у Додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5. До акта включаються лише ті справи, строк зберігання яких закінчився до 1 січня року, в якому складено акт.
Крок 3. Затвердження Акта в архівній установі
Схвалений експертною комісією підприємства акт подається на розгляд та погодження до експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває ваше підприємство.
Крок 4. Затвердження Акта керівником та фізичне знищення
Лише після погодження акта архівною установою його затверджує керівник підприємства. Після цього підприємство має право фізично знищити документи (наприклад, спалити, подрібнити шредером або передати до організації із заготівлі вторинної сировини). Факт передачі на утилізацію фіксується в акті із зазначенням дати, ваги та номера накладної.
Отже, створення експертної комісії та затвердження акта в архівній установі є обов'язковими етапами процедури знищення документів.
Зразок наказу про створення комісії та знищення документів.
Висновки:
- Знищувати первинні документи, навіть після перевірок, можна лише після закінчення встановлених законом строків їх зберігання;
- Процедура знищення є обов'язковою, передбачає створення експертної комісії на підприємстві та затвердження акта на знищення в державній архівній установі;
- Відсутність місця для зберігання не є підставою для дострокового знищення документів.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити