Первинні документи при здійснення транспортної діяльності

Ліцензія на зберігання пального

Суб'єкт господарювання має право зберігати пальне без отримання ліцензії на право зберігання пального в місцях виробництва пального або місцях оптової торгівлі пальним чи місцях роздрібної торгівлі пальним, на які отримані відповідні ліцензії (ч. 16 ст. 15 Закону).

Згідно з ч. 19 ст. 15 Закону ліцензія на право зберігання пального не отримується на місця зберігання пального, що використовуються:

• підприємствами, установами та організаціями, які повністю утримуються за рахунок коштів державного або місцевого бюджету;
• підприємствами, установами та організаціями системи державного резерву;
• суб'єктами господарювання (у тому числі іноземними суб'єктами господарювання, які діють через свої зареєстровані постійні представництва) для зберігання пального, яке споживається для власних виробничо-технологічних потреб виключно на нафто- та газовидобувних майданчиках, бурових платформах і яке не реалізується через місця роздрібної торгівлі.

Інших виключень щодо не отримання суб'єктами господарювання ліцензій на право зберігання пального норми Закону не містять.

Однак, свого часу податківці роз’яснювали, що зберігання пального в паливних баках транспортних засобів/технічному обладнанні/пристроях не потребує отримання ліцензії на право зберігання пального, оскільки дані резервуари не являються нерухомим майном та не мають чіткої прив’язки до місця (території) згідно з Законом №481.

Тому, якщо заправка авто здійснюється безпосередньо в їх паливний бак, і підприємство не здійснює зберігання пального в інших ємностях, то вважаємо, що мати ліцензію на зберігання пального не потрібно. Ліцензія необхідна при зберіганні пального у ємностях з прив’язкою до конкретного місця.

Крім того, зауважимо, що особа, яка не здійснювала реалізацію пального (тобто його фізичної передачі), але має ліцензії на право зберігання власного пального, не зобов’язана подавати декларацію. Роз’яснення податківців щодо цього ми наводили тут.

Які первинні документи має мати підприємство?

Згідно з п. 85.2 ПКУ платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Отже, контролюючий орган має право вимагати від платника податків первинні документи, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи з урахуванням термінів їх зберігання, передбачених ПКУ та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. №578/5, в т.ч. за період, який вже було перевірено контролюючими органами.

Відповідно до п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, для водія юрособи або ФОП, що здійснює вантажні перевезення для власних потреб наведено у п. 2 додатку до постанови №207.

Тому, в даному випадку розглянемо які ж документи має мати платник податку, що пов’язані з обігом пального на підприємства та безпосередньо здійсненням транспортної діяльності. Щодо обігу пального на підприємстві підприємство має мати наступні первинні документи:

• документ, що засвідчує використання транспортного засобу на законних підставах, інші документи, передбачені законодавством;
• первинний документ на оприбуткування пального від постачальника. Це може бути видаткова відомість, акт приймання передачі, чек з заправки або інший документ, що підтверджує те що пальне було передано підприємству (заправлено в бак автомобіля). Крім того, якщо на підприємстві працює декілька автомобілей варто мати або чеки від водіїв про заправку або відомість від постачальник з деталізацією заправлених авто, для визначення обсягу пального яке заправив кожний водій для порівняння з кількістю пального використаного у госпдіяльності;
• первинний документ, що підтверджує те, що придбане пальне було використано у господарській діяльності. Це може бути наприклад подорожній лист, в якому зазначається кілометраж, кількість використаного пального та маршрут. Також те, що така поїздка була пов’язана с госпдіяльністю підприємства може свідчити складена за зазначеним маршрутом ТТН або заявка на перевезення від замовника;
• первинний документ, що засвідчує встановлені на підприємстві норми витрат палива та мастильних матеріалів під час здійснення перевезень;
• якщо відпуск пального здійснюється за талонами, то не зайвим буде мати відомість або журнал у довільній формі;
• оскільки мова йде про перевезення вантажу на договірних умовах, то також обов’язково повинна бути в наявності ТТН;
• первинний документ на списання пального з обліку підприємства (пальне може списуватись як на підставі подорожніх листів так і на підставі акту списання, наприклад кожного місяця).

Крім того, оскільки відбувається перевезення вантажів, то незалежно від форми власності підприємства та умов наявності автомобіля ( власне чи орендоване ) водії зобов’язані проходити медичні огляди. Та для цього не обов’язково мати в штаті медичного працівника, хоча й не заборонено. Як варіант, можна укласти договір з ФОП, який провадить медичну практику на підставі ліцензії або укласти договір з відокремленим структурним підрозділом амбулаторно-поліклінічного закладу, що має ліцензію. Детальніше про це ми писали тут.

Поміж тим, на підприємстві мають бути також первинні документи, що підтверджують, зокрема, щоденний технічний огляд авто. Відповідно до п. 3.5 Положення №102, щоденне ТО проводиться після роботи з метою підготовки ТЗ до подальшої експлуатації. Воно передбачає:

• перевірку технічного стану;
• виконання робіт щодо підтримування належного зовнішнього вигляду;
• заправлення експлуатаційними рідинами;
• усунення виявлених несправностей;
• санітарну обробку ТЗ.

Детальніше щодо мед та тех оглядів ми писали тут.