Порядок документування для ситуації з відшкодуванням витрат за договором оренди чинне законодавство не регламентує. Тому сторони погоджують його самостійно.
На практиці досить поширений варіант, коли на відшкодування витрат оформляють акт. Повторимося, застосування акту тут не обов’язкове. Якщо сторони погодили оформляти акт, то оформляється акт.
Якщо сторони погодили, що оформляється рахунок, який має оплатити орендодавець, то господарська операція відшкодування (компенсації) витрат відображатиметься в обліку сторін на підставі такого рахунку.
Для уникнення непорозумінь між сторонами порядок оформлення доцільно встановлювати договором.
Якщо сторони погодять оформляти рахунком, такий рахунок набуває статусу первинного документа. А тому має відповідати вимогам до первинного документа, встановленим ст. 9 Закону про бухоблік. Тобто, такий рахунок має містити обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Чинними нормативними документами типова форма рахунку не встановлена. Тому розробляючи власну форму рахунку, чи придбаваючи бланки рахунків на стороні, чи користуючись формами, які містить комп’ютерна програма, потрібно дивитися, щоб усі обов’язкові реквізити в рахунку були.
Поряд з цим, до рахунку доречно додавати документи, на підставі яких зроблені розрахунки витрат. Наприклад, у разі відшкодування витрат на сплату податку на нерухомість може прикладатися копія відповідної декларації тощо.
На підставі такого рахунку, погодженого сторонами, з доданими до нього документами, які підтверджують понесені орендодавцем витрати, орендар може відображати господарську операцію компенсації витрат в своєму бухгалтерському та податковому обліку.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити